Dar visibilidade às informações pode ajudar os times a ter mais engajamento e manter um painel de gestão à vista pode ser mais simples do que imaginamos. 

Importante entendermos que gestão à vista nem sempre é ter aqueles telões espalhados por toda empresa ou mesmo ter uma quantidade infinita de relatórios e ferramentas super avançadas. A gestão à vista vai muito além da tecnologia, é cultural. 

Vamos entender neste artigo que, para se ter uma gestão “à vista”, basta que as pessoas necessárias consigam ver as informações corretas. Você irá entender que gestão sem visibilidade pode ser como um carro no escuro e o perigo pode estar na próxima esquina. 

Gestão da incerteza

Uma famosa frase do conto “Alice no País das Maravilhas” diz que: “se você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve”. 

Quando um time está em um projeto, plano de ação ou mesmo em tarefas do dia a dia e não conseguem enxergar o que precisa ser feito, o que está sendo feito e o que falta para fazer, pode ser um cenário perfeito para caminhar na direção errada. 

Seja pela cultura ou falta de procedimentos, a inexistência ou baixa gestão à vista impossibilita que as pessoas envolvidas consigam acessar os dados que podem ser cruciais na tomada de decisão. 

Quando chegamos em um estabelecimento e visualizamos uma placa com os produtos e serviços que são ofertados, é uma forma simples e efetiva de gestão à vista. Esse simples fato não nos deixa na escuridão e ajuda para que possamos tomar a decisão de permanecer ou não. 

A tecnologia nem sempre é a solução

Normalmente, pensamos em dar visibilidade a informações através de sistemas informatizados para que fique visível a todos. Mas, algumas vezes, ações simples e que demandam apenas métodos corretos, sem ser digitais, podem resolver o problema. 

Uma das ferramentas mais utilizadas em inúmeras empresas, por milhares de pessoas, é o Kanban. Com uma visão simples, podemos dar visibilidade do que deve ser feito, do que estamos fazendo e do que já está feito, como mostra o exemplo: 

Esse simples quadro nos ajuda a organizar as ações e dar visibilidade para as pessoas que necessitem ter acesso. 

No quadrante “a fazer”, colocamos tudo aquilo que precisamos fazer naquela semana, dia ou outro período. 

No quadrante “fazendo”, ficam todas as atividades que estão em execução por um determinado momento. 

Por último, o quadrante “feito” é reservado para as atividades que já finalizamos. 

Importante ressaltar que o Kanban é um método que merece ser estudado em sua profundidade, pois suas aplicações e maneiras de utilizar são inúmeras. 

O legal do Kanban é que ele não fica limitado apenas aos ambientes corporativos. É possível utilizar em nosso dia a dia, inclusive para atividades caseiras. 

Hierarquia de gestão à vista

O nível de detalhamento das informações pode mudar bruscamente dependendo de quem precisa acessar os dados e quais decisões precisa tomar. 

A pirâmide representa os três níveis hierárquicos em uma organização. 

Em sua maioria, os níveis estratégicos das organizações são ocupados por pessoas com status de presidência, diretoria, acionistas ou outras funções com a similaridade de tomada de decisões parecidas. 

Nesses casos, as informações precisam ser compiladas e não há necessidade de muitos números, pois eles devem representar uma junção de diversos outros que estarão em níveis hierárquicos inferiores. 

Em níveis táticos, que são ocupados por pessoas com cargo de liderança de departamentos, supervisão ou outros em mesmo nível, os dados são mais detalhados, mas ainda sim com um nível de compilação que permite tomar determinadas decisões mais táticas. 

No nível operacional, a quantidade de informações é maior, pois a necessidade de análise é mais detalhada. 

Independentemente do nível hierárquico, ter visibilidade da informação ajudará na tomada de decisão e a manter as pessoas informadas de como está o andamento de determinada situação e quais são as tendências. 

Visibilidade do que realmente importa

Quando estamos dirigindo um carro, olhamos para a quantidade de combustível, velocidade que estamos, nível de óleo e algumas outras poucas informações. 

Embora essa quantidade seja pequena, entre 4 e 6 indicadores, eles nos dão uma segurança de que não iremos ter um problema de parada do carro, a não ser que outras partes apresentem defeito. Assim deve ser em nossa gestão à vista. 

Um erro fatal pode ser o de dar visibilidade a coisas que não importam, como olharmos para a carga da bateria com o carro em movimento, uma vez que ele não irá parar. 

Quantidade de informações nem sempre significa qualidade. Ter muitos números que não dizem é pior do que ter apenas dois números que nos mostram muita coisa. 

Algumas vezes podemos ser levados a tomar decisões erradas pelo simples fato de confundirmos dado com informação. O fato de um projeto estar oitenta por cento concluído pode não significar muita coisa, pois é apenas um dado. 

Nesse mesmo caso, o projeto estando a oitenta por cento, mas deveria estar noventa, já fornece uma informação de que está dez por cento atrasado. 

A tecnologia a favor da gestão

Ter as melhores ferramentas não garante que tenhamos uma excelente gestão à vista, mas pode ajudar muito. 

Com o avanço da tecnologia, muitas ferramentas de Business Intelligence (BI) possibilitaram o acesso às informações em tempo real e em qualquer lugar com acesso à internet. 

Com os métodos corretos, tecnologias de apoio e escolha das informações que realmente são importantes, o processo de tomada de decisão pode ser substancialmente melhor. 

Ferramentas não fazem a gestão sozinhas, mas são ótimas aliadas, quando usadas de maneira correta e para a função adequada. 

Quando utilizadas de maneira errada, elas podem se tornar inimigas e menos eficientes do que uma cartolina e meia dúzia de post its. 

Gestão à vista em longo prazo

Criar uma cultura de gestão à vista normalmente leva as pessoas a uma mudança de cultura. Um cenário comum é o de pessoas criarem informações e mantê-las armazenadas em suas mentes ou computadores. 

A gestão à vista deve ser um processo contínuo, em melhoria contínua constante. 

Resistências podem existir, seja por pessoas que se incomodam em compartilhar ou mesmo por não possuírem o hábito de externalizar dados. Por isso, uma mudança cultural será um diferencial para implantação e manutenção da gestão à vista. 

Faça sua gestão à vista, seja no seu ambiente profissional ou mesmo pessoal. Torne isso um hábito e você verá que não ter as informações corretas pode te levar a caminhar no escuro. 

Por enquanto ficamos por aqui. Até a próxima! 

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