Projetos são feitos de processos e processos podem ser melhorados com projeto.
Tanto no aspecto profissional, quanto no pessoal, estamos sempre em conexão com projetos e processos, mas às vezes somos levados a colocar datas limites para algumas coisas projetizadas e tratar outras de forma contínua, processual.
Vamos aprofundar esse entendimento para que fique claro, de forma metodológica, como podemos classificar projetos e processos.
Vamos lá?
Visão de projeto
As Organizações da Nações Unidas – ONU classificam projeto como: empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de tempo e de orçamento dados.
Já um dos maiores institutos de gerenciamento de projetos do mundo, o Project Management Institute – PMI, classifica projeto como: esforço temporário empreendido para criar produtos, serviços ou resultados exclusivos.
Nas duas definições podemos perceber as similaridades de projetos, como o fato de ter início, meio e fim, gerar resultados exclusivos e ser singulares. Mesmo que dois projetos possam parecer similares, como a construção de duas casas com as mesmas medidas, elas podem ser tratadas como projetos singulares, pois cada um terá resultado distinto.
O PMI trata um projeto dentro dos cinco grupos de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento.
No grupo de processos de Iniciação são oferecidas as boas práticas de como iniciar um projeto formalmente, delegando papéis, responsabilidade e identificando todas as partes envolvidas no projeto.
O grupo de processo de Planejamento é destinado aos processos que orientam a equipe a planejar e definir as melhores estratégias para gerenciar o projeto.
Os processos de Execução norteiam para que o projeto seja executado conforme o planejado.
No Monitoramento e Controle, são oferecidas orientações de como comparar o que foi planejado com o que está sendo executado.
Por fim, no grupo de processos de Encerramento as informações são para conduzir o projeto para seu fim, o que fará nascer um processo.
Visão processual
Enquanto um projeto possui início, meio e fim, um processo tem a característica de ter início, meio, mas não há um final, pois ele se repete.
A Association Of Business Process Management Professionals International – ABPMP®, que é uma associação profissional sem fins lucrativos dedicada ao campo de Business Process Management (BPM – Gerenciamento de Processos de Negócio), define processo da seguinte maneira: “Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para produzir um resultado desejável”.
Nossa rotina diária é um processo. Acordamos, escovamos os dentes, tomamos banho, café da manhã, trabalhamos, comemos e dormimos. Essa sequência acontece todos os dias, o que podemos qualificar como processos.
Nas empresas, várias são as tarefas que acontecem repetidas vezes todos os dias. Mas como podemos melhorar um processo que não está funcionando muito bem?
Vamos ver um exemplo de aplicação de projeto para melhorar processo.
Projeto para melhorar processo
Imagine que uma empresa possua uma folha de pagamento extensa e, todos os meses, vários trabalhos manuais precisam ser realizados para que todos os colaboradores possam receber seus salários. Ao analisar o processo de pagamento, uma equipe descobre uma maneira mais eficaz de melhorar essa rotina, mas isso leva seis meses. Eis que nasce um projeto.
Pelo fato de o período ser de seis meses para melhorar o processo existente, leva a criação de um projeto com início, meio e fim. Ao final desse espaço de tempo, teremos um processo melhorado através da realização de um projeto.
Nesse exemplo de melhoria de processo através de projetos, é comum a utilização dos termos “as is”, que demonstrará como o processo está e uma visão de futuro “to be”, como o novo processo será.
Interessante analisar que haverá um método para gerenciar o projeto, podendo seguir as orientações do PMI, mesclando com outros frameworks, como Scrum, Kanban entre outros. Por outro lado, métodos específicos para gerenciamento de processos podem ser usados, como a Business Process Model Notation – BPMN, que é uma notação gráfica utilizada para descrever diferentes aspectos de processos de negócio. BPMN é utilizado para apoiar a modelagem de conceitos que são aplicáveis a processos de negócio. Foi desenhado para apoiar diversos tipos de modelagem e permitir a criação de processos de negócio de ponta a ponta.
Do projeto ao processo
Em um exemplo lúdico, mas que nos leva a refletir como projetos e processos estão intimamente ligados, vejamos a seguinte situação.
Uma pessoa decide fazer um projeto para perder peso e deseja emagrecer dez quilos. Ela planeja e chega à conclusão que, para atingir esse objetivo, precisará de cinco meses. Será um projeto.
Ao passar cinco meses, ela consegue atingir a meta traçada, porém abandona os hábitos que havia adquirido durante o projeto, de fazer exercícios, comer de forma correta. Como resultado, ela acaba adquirindo sete quilos a mais.
Do ponto de vista do projeto, foi um sucesso porque o objetivo de dez quilos foi alcançado. No entanto, o processo não foi bem gerenciado, o que pode levar à criação de um novo projeto.
Esse cenário acaba acontecendo nas organizações, pois ao findar um projeto não há uma metodologia que transfira para a operação, garantindo que de agora em diante o produto, serviço ou resultado gerado deva ser tratado como um processo.
Assim como um projeto, este artigo tem um fim, mas o conhecimento adquirido deve ser tratado como um processo, com análises diárias de onde podemos descobrir melhores maneiras de realizar nossas atividades.
Espero que tenha ajudado você a entender a importância de separar projeto e processo como forma de pensar, mas unindo esses dois universos na forma de agir.
De agora em diante, pense: tem início, meio e fim? Então é projeto. Não tem fim? Então é processo.
Desejo que você tenha ótimos projetos e processos pela frente.
Nos vemos no próximo artigo.
Quer saber mais sobre estratégia, agilidade e inovação? Leia os artigos do blog da Meliva! Visite a nossa página de conteúdos gratuitos e baixe nossos e-books, canvas e templates. Ou, se preferir, ouça nosso podcast no Spotify.
Sócio-diretor da Mundo de Projetos e co-fundador da Meliva.
Professor de pós-graduação em agilidade e projetos.
Mestre em inovação corporativa.
Coordenador de MBAs IPOG