Muitas ideias surgem a todo momento, mas para que elas se transformem em resultados precisam ser executadas. Uma das maneiras de se transformar ideias em resultado é por meio de projetos. Mas, mesmo assim, é preciso ter um método de gestão para aumentar as chances de sucesso. 

Nesse artigo, falaremos de um fluxo processual de projetos e como ele pode ser adaptado para atender a cada tipo de organização e projeto. 

Aproveite a leitura para refletir sobre os trabalhos que está fazendo e se eles realmente devem ser classificados como projetos ou não. 

Importante também pensar em como adaptar os diferentes tipos de projetos para não deixarmos o método mais pesado do que o próprio trabalho que precisa ser feito. 

Vamos à leitura? 

Uma visão geral de projetos

Muitas são as definições que delimitam o que é um projeto. Uma das mais clássicas e utilizadas, mas não somente essa, vem do Project Management Institute – PMI, através do seu guia Project Body Of Knowledge – PMBOK que define: “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar produtos, serviços ou resultados”. 

A delimitação de projeto em um período de tempo nos ajuda a ter um ponto de partida e chegada, com data e hora marcadas. 

No entanto, mesmo que tenhamos essa visão de limite temporário de projeto dentro das organizações e mesmo em nossas vidas pessoais, como saber se estamos realmente trabalhando em projeto ou tratando rotinas como tal? 

Vamos aprofundar esse entendimento para que possamos definir modelos adaptativos que se encaixem na necessidade de cada organização ou mesmo em cada projeto. 

Guias versus metodologias

Como citado neste artigo, o guia PMBOK nos orienta com boas práticas de Gerenciamento de Projetos – GP, assim como o guia do Scrum, mas eles não dizem como fazer. 

Nos embasar pelas leituras é de fundamental importância para que possamos entender as boas práticas, mas o que realmente irá gerar resultado é o método aplicado para se ajustar a cada cenário. 

Diferentemente dos guias, uma metodologia precisa ser ajustada para atender a cada cenário, pois o método “A” que funciona na empresa “x” pode não dar certo na empresa “y”. 

Projetos acontecem a todo momento nas empresas, mas como definir uma metodologia que oriente  a iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar de forma enxuta e ágil? 

A figura ilustra o macro fluxo de Gerenciamento de Projetos. 

Os procedimentos de Gerenciamento de Projetos precisam mapear a necessidade de cada empresa, criando um fluxo com início, meio e fim, como veremos no detalhe. 

Na iniciação

Iniciar um projeto parece uma tarefa simples, mas pequenos erros podem causar grandes problemas. 

Nesse momento do projeto, é preciso alinhar as expectativas, o que leva à necessidade de mapear todas as pessoas, grupos de pessoas, áreas internas e externas que de alguma maneira estarão envolvidas. 

A iniciação do projeto envolve levantar um escopo macro, riscos que podem impactar o projeto de forma global, uma visão de alto nível de custos, justificativas, objetivos e outras informações que a empresa entender que sejam necessárias. 

Essa ação garantirá que todas as partes envolvidas saibam qual é o projeto, o envolvimento de cada um, interesses e papéis que precisam desempenhar. 

No planejamento

Uma vez que o início foi dado, o projeto precisa ser planejado para obter as informações detalhadas que irão direcionar todas as estratégias para conduzi-lo. 

Planejar envolve detalhar escopo, cronogramas, riscos, comunicações, alinhar o backlog, prever alinhamentos para possíveis mudanças e demais informações que garantam a visibilidade em um nível mais aprofundado. 

Seja utilizando métodos preditivos, ágeis ou qualquer outro, o planejamento ajuda a dar um detalhamento que não precisa ser uma documentação de inúmeras páginas, mas algo que dê mais clareza do que realmente iremos entregar. 

O framework Scrum e outras boas práticas ágeis nos levam a um modo de pensar e agir de forma a entregar produtos em ciclos curtos. Este artigo está totalmente de acordo com essas práticas. Quando apresentamos um plano que precisa ser validado, é para que todos tenham uma visão mais clara do que se trata, mas que possivelmente sofrerá evoluções e adaptações. 

Não dedicar um tempo ao planejamento pode ser um risco fatal, pois o tempo que não é investido aqui, pode ter um custo muito mais elevado durante a execução com os retrabalhos. 

O que se espera ao final do planejamento é um plano com as estratégias de como o projeto será conduzido, o que não quer dizer que o plano não possa sofrer ajustes no decorrer do percurso. 

Se analisarmos mais friamente, o planejamento acontece durante todo o ciclo de vida do projeto, mas é preciso termos uma visão de onde estamos e para onde estamos indo. 

O importante é cada empresa definir quais serão os itens essenciais de planejamento que devem conter para todos os projetos e como cada projeto pode realizar seus ajustes internos, sem ferir a governança. 

Na execução

Planejar é importante, mas é executando o plano que os resultados serão gerados. 

Gerar entregas curtas em um ritmo constante. Esse é o grande desafio da execução. 

É na execução que as entregas são feitas, comparando o planejado com o que está sendo realizado. 

Aqui, o conceito de pronto necessita ser avaliado constantemente, pois o time deve trabalhar entendendo qual é o resultado esperado no final. 

O conceito de método híbrido deve ser revisitado neste momento, pois os planejamentos das sprints, reuniões diárias, revisões e retrospectivas podem acontecer, e normalmente acontecem, durante a execução. 

Monitoramento e Controle

Comparar o que foi planejado com o que está sendo realizado, criar os indicadores e medir o progresso são elementos de monitorar e controlar o projeto. 

Comportar-se de forma ágil é entender que monitorar e controlar é um papel de todos. 

O monitoramento e controle não acontece de forma isolada e pontual. Ele é realizado durante todo o ciclo de vida de um projeto. Desde o início, o projeto necessita ser monitorado e controlado, até o seu encerramento. 

Cada ambiente organizacional pode necessitar de estilos e abordagens diferentes para acompanhar os projetos, mas todos precisam saber qual a situação atual e tendências para novos horizontes. 

Procedimentos de monitoramento e controle, mesmo em ambientes onde se trabalha com métodos ágeis, precisam ser realizados, pois os status dos projetos, as tendências, ritmo do time e outros indicadores precisam ser acompanhados, uma vez que outras pessoas fora do time precisam visualizar a saúde do projeto. 

Proatividade e previsibilidade são bem-vindas quando se monitora e controla projetos, uma vez que, o quanto antes os possíveis impactos possam ser identificados, maiores as chances de sucesso. 

Encerramento

Projetos possuem início, meio e fim, por isso precisam ser encerrados. 

Formalizar o encerramento do projeto pode evitar que futuras ações de processo, rotinas e operações sejam confundidas com o esforço temporário que ele exige. 

A construção de uma casa é um projeto, mas os custos de pagamento de taxas de água, luz e outras despesas administrativas não podem ser contabilizados, pois já fazem parte do processo. Isso é operação. 

Encerrar o projeto é um procedimento muito importante, pois garante que ele terminou e de agora em diante será tratado como um processo. 

Uma visão metodológica

Desde a iniciação até o encerramento, cada empresa pode criar seus procedimentos que sejam aplicáveis e se adequem à cultura do ambiente. 

Cada um dos momentos não acontece de forma isolada, eles podem acontecer em paralelo e devem ser adaptativos. 

Os procedimentos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento podem variar, mas cada empresa deve criar sua metodologia enxuta e funcional, levando em consideração a maturidade, cultura e outros aspectos organizacionais. 

Um resumo metodológico

Para ajudar a concatenar o conteúdo, é importante analisar quais os procedimentos que serão desenvolvidos, criando um fluxo processual para Gerenciamento de Projetos. 

Inicie e valide o início do projeto. Se for validado siga adiante, caso seja necessário, ajuste. 

Planeje e valide. Se o plano for validado, mesmo de forma ágil, com visão de backlog, siga, mas alinhe os entendimentos antes de prosseguir, sem excesso de burocracia. Se precisar, ajuste. 

Execute e realize a entregas, sempre olhando para o que foi planejado, mas nunca abandone as práticas e comportamento ágeis. Replanejar sempre que for para o bem do projeto. 

Monitore e controle o projeto, mas dê liberdade para as pessoas. Meça o que realmente importa. 

Encerre e comunique. Ajuste sempre que necessário. Mas aí já é outra história, ou melhor, outro projeto. 

O melhor método é aquele que resolve o problema e cria as soluções. 

Neste artigo, vimos que mesmo tendo a característica de início, meio e fim, os projetos podem ser ajustados a uma metodologia enxuta e funcional. 

Podemos notar que devemos avaliar cada cenário para desenhar uma metodologia que se adeque e traga os resultados esperados para cada organização. 

Desejo que esse conteúdo tenha sido útil para você e lhe ajude a criar seus métodos para ajudar todos na organização. 

Uma metodologia deve ensinar como fazer, sem excesso de burocracia. 

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