Como operacionalizar as ações de modo que estejam contextualizadas e conectadas aos macro objetivos organizacionais? Como realizar o desdobramento dos objetivos, estabelecendo suas diretrizes e metas até chegar em um plano de ação?

No artigo de hoje, vamos falar sobre como realizar esse desdobramento e, principalmente, como realizar o gerenciamento por diretrizes para alcançar os resultados planejados pela estratégia organizacional.

Portanto, se você se interessou pelo tema e gostaria de entender como aplicar esse modelo organizacional na prática, gerenciando de maneira estruturada suas metas, você está no lugar certo.

Esperamos que você aproveite a leitura e consiga refletir sobre como aplicar, ou repensar, a sua jornada estratégica para o estabelecimento de metas. Vamos juntos e continue com a gente!

Na hora de planejar para traçar um objetivo de onde queremos chegar, mais importante do que velocidade é, certamente, a direção. Como diz a clássica frase:

“Se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve”,

Alice no país das maravilhas

Então, para saber onde se quer chegar; o objetivo, as diretrizes, as metas e o plano de ação vão compor a estrutura chave que nos dará condições para indicar o caminho.

Entender os detalhes, suas conexões e sair do Macro Objetivo para as ações práticas do dia a dia nos levarão até nossas conquistas, ou seja, onde queremos chegar.

Sabemos que, para passar do plano até sua realização efetiva, precisamos entender seu desdobramento, as responsabilidades, como será o acompanhamento e até como medir para saber se alcançamos ou não os objetivos de acordo com os parâmetros definidos.

Vejam, então como podemos sair do objetivo até chegarmos ao final do plano de ação.

Definindo Objetivos

Definir objetivos é estabelecer onde se quer chegar. Serve como guia para um desejo ou sonho de se realizar algo. Nesse sentido, no contexto empresarial, os objetivos estão ligados à Estratégia Organizacional.

Desta forma, a Estratégia Organizacional dita a razão de ser da empresa, através do seu propósito que é composto pela sua visão de longo prazo, a missão de realizar as entregas de valor do negócio e as crenças e valores morais que a empresa acredita.

Para conquistar os objetivos, sejam organizacionais ou pessoais, devemos desdobrá-los nos mínimos detalhes, garantindo a direção para seguirmos o caminho correto e na velocidade que precisamos para as realizações. 

Os planos de longo e médio prazos passam, então, a ser os insumos necessários para que possamos dividi-los em partes menores e mais gerenciáveis, chegando nas diretrizes, que possuem suas metas, medidas para controlar o avanço e os planos de ação detalhadas para execução. 

Em seguida, vamos entender então como se dá esse desdobramento.

O Gerenciamento pelas Diretrizes

Segundo Vicente Falconi, o Gerenciamento pelas Diretrizes é um sistema voltado para atingir as metas que não podem ser atingidas pelo gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia, pelos processos. Serve para resolver problemas crônicos e difíceis da organização, que apesar de muito esforço ainda não foram resolvidos.

Desta forma, fica claro que as diretrizes atuam no “gap” onde os processos não conseguem mais entregar e onde a empresa efetivamente gostaria de atuar. Seja nas próprias melhorias de processos, produtos existentes ou em novos produtos e serviços.

Assim, as diretrizes são um instrumento para desdobrar os objetivos da empresa, seja o plano anual, plano de longo prazo, as estratégias adaptativas, os propósitos mensuráveis ou qualquer designação de planejamento que a empresa possui. Desta forma, o objetivo do gerenciamento por diretrizes é colocar em prática as estratégias, transformando-as em realidade.

A Diretriz consiste de uma Meta e das Medidas prioritárias suficientes para atingir essa meta. Diretriz = Meta + Medidas.

No contexto dos propósitos mensuráveis, as Medidas são representadas pelos Objetivos Primários de cada projeto de inovação criado na sua empresa.

Imagine que sua empresa tem um problema de produtividade, então o diretor (que é aquele que dá a direção) determina uma Meta de aumentar a produtividade em 20% no ano. Assim, devem então ser determinadas as Medidas a fim de se atingir a meta, como: reduzir o custo de materiais, melhorar a manutenção dos equipamentos, qualificar os colaboradores, etc. Notem que, dessa forma, foi estabelecida a Diretriz, sendo claro o que deve ser conquistado para chegar ao objetivo.

Nesse sentido, as medidas das diretrizes poderão ser desdobráveis ou não-desdobráveis. As desdobráveis podem ser divididas aos demais níveis hierárquicos da empresa ou executadas através de processos estabelecidos. Enquanto que as não-desdobráveis são executadas pelos próprios responsáveis pelas diretrizes ou por projetos que podem ser multissetoriais para que sejam realizadas.

Quanto mais se desdobram as diretrizes, mais detalhadas vão ficando as medidas e, consequentemente, as metas. É importante que no processo de desdobramento, seja nos níveis hierárquicos de maneira vertical ou de maneira horizontal na empresa utilizando os recursos mais eficientes possíveis, é preciso negociar os ajustes necessários para que não haja redundâncias ou uma meta impactar o desempenho de outra.

O bom e velho ciclo PDCA

Já notou que em se tratando de planejamento, projetos e processos, sempre de alguma forma citamos o nosso bom e velho ciclo PDCA? Pois é, planejar, fazer, checar e agir parece mesmo ser algo que pode nortear de alguma forma, toda atividade estruturada numa sequência lógica e controlada. Essa base aplicada às diretrizes fica assim:

• P (Plan=Planejar) – Estabelecimento das Diretrizes para todos os níveis organizacionais
• D (Do = Fazer) – Execução das Medidas prioritárias e suficientes
• C (Check = Verificar) – Verificação dos resultados e dos grau de avanço das medidas
• A (Act – Agir) – Reflexão – Analisar a diferença entre as metas e os resultados alcançados. Entender os desvios e fazer as recomendações de medidas corretivas.

Como definir as Metas

A meta é um alvo, um ponto a ser atingido no futuro, determina o final de uma corrida para atingi-la. Uma meta é constituída de 3 partes, segundo o gerenciamento por diretrizes: um objetivo gerencial, um valor e um prazo.

• Um objetivo gerencial: claramente definido em prol de uma área e um determinado setor.
• Um valor: pode ser representado por um valor numérico ou um percentual. Algo que possa ser medido.
• Prazo: definir uma data ou período de entrega para a meta estabelecida.

Assim, entendemos que um objetivo gerencial precisa de condições de parada que são valores e/ou prazos.

Se a meta não estiver clara e bem definida, passa ser apenas um desejo, que não pode ser medido. Feito essa definição, vamos então para o último componente do desdobramento que será o plano de ação.

Planos de Ação

Os Planos de Ação viabilizam as ações concretas no Gerenciamento por Diretrizes. São o final do desdobramento das diretrizes, chegando até o último nível gerencial básico e de supervisão, onde são estabelecidas diretrizes que não são mais desdobráveis. Essas diretrizes possuem suas metas e medidas com seus objetivos, valores e prazos, transformando-se então nos planos de ação.  

Além disso, esse plano de ação deve ser detalhado num nível suficiente em que cada pessoa envolvida saiba, claramente, quais são as ações necessárias para atingir a meta descrita no plano. E, além disso, deverá conter todos os dados da situação atual, os itens de controle e verificação, com os principais problemas conhecidos e as devidas análises destes e dos processos envolvidos.

Devemos lembrar que os planos de ação devem seguir o ciclo PDCA, com seu planejamento, execução, o resultado verificado e caso não tenha atingido o resultado planejado, deverá ser realizado outro ciclo. Geralmente o plano de ação altera algum processo produtivo ou organizacional. Ao final,  obtendo os resultados desejados, então o próximo passo é padronizá-lo.

O Acompanhamento dos Planos de Ação

Para saber se o que foi planejado está sendo cumprido, é primordial realizar o monitoramento e controle das ações. Nesse sentido, deve se acompanhar todo o desdobramento começando pelo último nível, contendo os seguintes itens:

• A Meta definida
• O Problema que está sendo abordado
• O Plano de Ação proposto
• A Situação Atual da implementação do Plano de Ação
• Os Resultados Obtidos até o momento
• A Análise dos Resultados obtidos, sejam eles positivos ou negativos, bem como suas Causas identificadas
• O Novo Plano caso seja necessário.

Essa estrutura, auxiliada pelos vários ciclos do PDCA que podem ser executados ao longo do planejamento, será propícia para reflexão e aprendizagem organizacional e pessoal dos colaboradores.

Assim, de maneira organizada, podemos entender onde se quer chegar e como medir as ações que nos levam para os resultados. Desta forma, o desdobramento feito da maneira correta, torna visível e de fácil entendimento como conquistar e acompanhar os objetivos estratégicos.

No artigo de hoje, passamos pelo significados de objetivos, diretrizes, metas. Entendemos como realizar o desdobramento da estratégia até chegar no plano de ação, no último nível para realização das ações necessárias. 

Vimos que existe uma estrutura lógica e encadeada no Gerenciamento por Diretrizes, que pode ser aplicada verticalmente e horizontalmente na organização. E, ainda, que podem ser executados vários ciclos PDA em busca dos objetivos estratégicos, reflexões e aprendizado organizacional.

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Marsal Melo

Sócio-diretor da Mundo de Projetos e co-fundador da Meliva.
Professor de pós-graduação em agilidade e projetos.
Mestre em inovação corporativa.
Coordenador de MBAs IPOG