Agilidade se tornou algo necessário em todas as organizações, mas como implantar uma cultura com pensamento e comportamento ágil e garantir a governança?

Documentação em excesso é prejudicial, mas é preciso garantir que a informação esteja disponível e minimamente documentada.

Vamos aprofundar no assunto e entender como implantar uma cultura onde as pessoas trabalhem com agilidade, mas sem deixar de lado uma governança que garanta a disponibilidade das informações e diminua o excesso de burocracia. Afinal, a informação armazenada apenas em nossa mente é perecível.

Introdução

Trabalhar com equipes ágeis, criar uma cultura de agilidade, entregar valor em ciclos curtos e de valor constantemente ao cliente se tornou uma necessidade para todas as empresas, independentemente do tamanho ou segmento.

Quando isso tudo acontece na prática, podemos imaginar que pode não ser o cenário perfeito, mas que a empresa e as pessoas estão no caminho certo.

Um cuidado ao se adotar práticas orientadas à agilidade é o de não garantir uma governança que permita criar e manter registros de informações que podem ser de extrema importância para auxiliar no processo de tomada de decisão.

Inúmeros guias, frameworks e boas práticas são utilizados para aumentar as chances, sejam elas ligadas a projetos ou mesmo a processos: Scrum, Kanban, PMBOK, etc. O fato é que não existe uma receita de bolo que possa ser replicada sem se fazer os devidos ajustes para cada realidade.

Diferentes camadas de gestão

Diversos são os modelos e formações para montar equipes de projetos, podendo variar desde o conceito mais simples de time, grupo, equipe, até conceitos mais recentes, como os squads. Independentemente do modelo a ser adotado, eles irão trabalhar em frentes que precisarão de níveis diferentes de governança, que deverão estar conectados.

Planejamento de sprints, reuniões diárias, reuniões de kanban, dentre outros eventos podem ser utilizados para manter a organização. Mas é preciso ter ciência de que uma camada de governança deve ser alimentada para que determinadas pessoas possam tomar decisões e entender o todo.

O uso de post-it se tornou comum entre as times/squads. Eu particularmente adoro essa prática, pois acredito que ela estimula a criatividade e a colaboração.

Embora o uso de post-it tenha ajudado a manter um ambiente mais criativo e colaborativo, em determinado momento pode ser necessária uma documentação, sem excesso, para garantir essa camada de governança.

Quando se fala de governança, não é, e não deve ser aquelas documentações a perder de vista que demoraram mais tempo para serem criadas do que para gerar valor ao produto que está sendo desenvolvido.

“Aqui nós somos ágeis e não perdemos tempo com documentação”.

Esse é um extremo que deve ser olhado com cautela, pois a gestão do conhecimento pode ser prejudicada caso todos achem que, pelo fato de se adotar práticas ágeis, toda a documentação está fadada a extinção.

O próprio Manifesto Ágil reforça que devemos valorizar mais o produto em funcionamento do que documentação abrangente. Percebam que o termo “abrangente” remete a excesso, mas não diz que não devemos documentar.

Auto-organização – Liberdade à criação

A auto-organização pode ser considerada da seguinte forma: fato de times/squads/equipes trabalharem com senso de que todos sabem de suas responsabilidades sem que precise ficar alguém o tempo todo dizendo o que fazer.

Parece difícil, e é, desenvolver times auto-organizados. O próprio framework Scrum cita que ele é fácil de entender, mas difícil de aplicar, pelo fato de exigir muita disciplina. Em se tratando de auto-organização, essa citação pode cair como uma luva.

As pessoas precisam de liberdade para criação. Isso é fato. O grande desafio pode ser o de dar essa liberdade e, ao mesmo tempo, garantir que a informação estará disponível e atualizada para diferentes níveis dentro da organização.

Arrastar um post-it do quadro fazendo para pronto ajuda a dar visibilidade de que uma tarefa foi concluída, mas e em níveis superiores? Como fazer com que essa informação chegue até as pessoas que precisam dela para tomar determinadas decisões?

Podemos tomar como certo que nem todas as atividades do projeto precisam ser levadas ao conhecimento de todos mas, para determinadas tarefas críticas ou mesmo algumas entregas, é preciso chegar ao conhecimento de pessoas que estão fora do projeto.

Eis um grande desafio: manter a liberdade do time e garantir que as informações importantes sejam documentadas e levadas até seus destinatários.

Agilidade e governança precisam conversar

Ser ágil, entregar em ciclos curtos, validar com cliente, planejar o próximo ciclo, errar cedo para aprender rápido. Tudo muito lindo, mas se não mudar a cultura, nada mais é do que bordões filosóficos.

Profissionais que trabalham com agilidade no dia a dia sabem que a cultura pode comer todos esses conceitos no café da manhã.

As empresas normalmente vivem de resultados, salvo casos de filantropias e outras do gênero. Mesmo com todas essas boas práticas, que funcionam quando bem aplicadas, de nada adianta se não gerar resultados e esses dados, para que possam ser analisados, precisam ser coletados e compilados, o que acontece na camada de governança.

Agile Coach, Scrum Master, Gerente de Projetos, Product Owner. Seja qual for o papel da pessoa responsável por liderar o time, ela tem a responsabilidade de garantir a visibilidade das informações e isso para pela governança do projeto, podendo chegar ao nível de portfólio. Caso fique definido, membros do time também podem ter essa função. O que não é recomendado é que não se documente.

A estratégia direciona uma empresa e deve orientar para que ela gerencie os projetos certos. São eles que farão com que ela alcance seus objetivos. Essa é a trilha primária em qualquer tipo de empresa.

Se não houver uma conversa entre o que está acontecendo em todos os projetos individualmente com os níveis táticos e estratégicos, existe um grande risco de se realizar uma gestão no escuro, podendo estar a caminho do abismo.

Seja no nível de presidência, diretoria, departamentos ou outros que estejam ligados aos níveis táticos e estratégicos das empresas, essa camada deve ser alimentada com as informações que virão de cada projeto individualmente.

Sem excessos

O pote de ouro no final do arco-íris, em se tratando de agilidade e governança, é achar o meio termo entre qual documentação é realmente importante e qual irá prejudicar o andamento do projeto, tornando o processo mais burocrático do que o necessário.

Deixar as pessoas trabalharem com liberdade, mas garantir uma documentação que consiga dar a informação necessária pode ser, e muitas vezes é, o grande desafio entre dois universos.

O conceito de lean, “enxuto”, se encaixa perfeitamente para ajudar a solucionar esse dilema. Uma governança enxuta pode ajudar a dar a liberdade que as pessoas precisam e as informações necessárias para a empresa.

Neste artigo, vimos a importância de dar liberdade para as pessoas trabalharem, mas por outro lado a governança precisa ser mantida para garantir a visibilidade das informações para as pessoas que precisam delas. 

Percebemos que não há uma receita de bolo, mas uma governança enxuta precisa sustentar as empresas, sem gerar excesso de burocracia às pessoas que estão conduzindo os projetos.

Um forte abraço! Desejo bons projetos com agilidade e governança!

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Messias Reis

Sócio-diretor na Mundo de Projetos e co-founder na Meliva
Professor de pós-graduação em agilidade e projetos.