Implantar uma cultura voltada para agilidade e inovação pode ser considerado um projeto dentro de uma organização, pois existe início, meio e fim. No entanto, outro trabalho tão importante quanto o projeto é manter as pessoas engajadas e motivadas o tempo todo, o que faz parte do processo.
Neste artigo, vamos entender o que é um comitê guardião e qual o seu papel nesse cenário, desde a formação e seleção de seus membros, até as habilidades que as pessoas que o compõem necessitam ter.
Pode ser que esse assunto seja novo para você, mas ele certamente irá lhe ajudar a entender que a inovação e agilidade não podem acontecer isoladamente nas empresas.
Vamos entender como um comitê guardião deve atuar para ser fomentador dessa mudança cultural e comportamental.
A corrida isolada pela inovação e agilidade
Dizer que as empresas precisam inovar com agilidade é como chover no molhado. Essa corrida por entender as dores dos clientes, desenhar produtos que eles realmente queiram, gerar pequenas entregas de valor, tudo isso faz sentido, mas precisa estar em sincronia para não cair em um descompasso de ideias.
As pessoas e empresas, no desejo de serem mais inovadores e ágeis, muitas vezes são levadas a criarem suas ilhas, quando na realidade precisam criar arquipélagos.
Entender o verdadeiro propósito pelo qual uma empresa está investindo tempo dos seus colaboradores e dinheiro, pode fazer toda diferença para que todos caminhem na mesma direção. Aqui, a presença de um comitê guardião tem um papel muito importante.
O que não é o comitê guardião
Antes de entrarmos no que é um comitê guardião, precisamos deixar claro o que ele não é:
- Ele não pode ser um órgão fiscalizador, com papel apenas de cobrar resultados;
- Não é uma área centralizadora que passa a ideia de que apenas as pessoas que fazem parte são inovadoras e que o resto da empresa não é;
- Não é um Escritório de Gerenciamento de Projetos;
- Não é uma área com Deuses do Olimpo.
Logicamente que, para cada organização, outras exclusões podem fazer parte dessa lista. Mas é de fundamental importância levar o entendimento que um comitê guardião não existe para ser uma área apenas para fiscalizar as pessoas e os trabalhos por elas realizados.
O que é o comitê guardião
Um comitê guardião é um pequeno grupo de pessoas que dará suporte aos times, fomentará a inovação e agilidade, e garantirá a governança dos projetos, programas e portfólio. Pode ser composto por um grupo entre três a seis pessoas, mas dependendo do tamanho da empresa esse número pode ser maior, cabendo uma análise caso a caso.
Esse comitê irá atuar como ponto de apoio para todas as pessoas oferecendo mentoria, direcionamentos, aconselhamentos e orientações das melhores maneiras de conduzir tanto os assuntos relacionados à agilidade quanto à inovação.
A característica marcante desse comitê é a multidisciplinaridade. Sua formação pode se dar com pessoas de todas as hierarquias da empresa, tanto com quem está nas camadas estratégicas, como com quem está nas táticas e operacionais.
Uma das vantagens de se montar um comitê com pessoas com diferentes perfis e locais de atuação é a possibilidade de ter várias visões de todas as áreas dentro de uma empresa.
Outra abordagem que torna o comitê um grande aliado para manter a cultura de agilidade e inovação constantes é o fato de ter um rodízio das pessoas que fazem parte, dando oportunidade para que mais integrantes possam ter a experiência de atuar com um membro guardião.
Essa troca de membros deve ser planejada para não correr o risco de perder o ritmo. Uma saída interessante é trazer uma nova pessoa para que ela passe por um período de transição, havendo assim o repasse de conhecimento.
Senso de pertencimento. Esse deve ser o sentimento de todos que fazem parte do comitê.
Hardskills e Softskills dos guardiões
A composição do comitê pode exigir que algumas habilidades técnicas, hard skills, sejam desejáveis, como alguém que tenha conhecimento em tecnologias, finanças, estratégias dentre outras.
As habilidade não técnicas, soft skills, podem ser um grande diferencial no momento de selecionar um guardião da agilidade e inovação.
Habilidades técnicas são aprendidas em cursos, graduações, pós-graduações e outros meios semelhantes, mas as soft skills serão um fator importante para que haja uma harmonia dentro do comitê.
Uma boa prática é analisar o perfil comportamental através do DISC (Dominância, Influência, Estabilidade e Conformidade) das pessoas que irão compor o comitê. Nesse caso, o ideal é mesclar diferentes perfis para que se tenha um balanceamento nos perfis comportamentais.
O manifesto da agilidade e inovação
Fazer com que todos acreditem no mesmo propósito pode ser a chave do sucesso. Mas como engajar as pessoas em prol de um ideal?
É sabido que um objetivo é algo com meta clara e definida, tendo um tempo finito para ser atingido. Já o propósito é infinito, pois remete às nossas crenças, no que realmente acreditamos.
Desde o ano de 2001, quando foi criado o manifesto da agilidade com seus quatro valores e doze princípios, https://agilemanifesto.org/, ele vem sendo a base para a implantação de uma cultura centrada no pensamento e comportamento ágil.
Os quatro valores do manifesto são:
- Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas
- Software de trabalho com documentação abrangente
- Colaboração do cliente na negociação do contrato
- Respondendo à mudança seguindo um plano
O manifesto reforça ainda que, embora haja valor nos itens à direita, valorizamos mais os itens à esquerda.
Vale ressaltar que, com a disseminação do manifesto para outras áreas de atuação além da Tecnologia da Informação, não devemos considerar apenas software funcionando, mas qualquer que seja a solução a ser desenvolvida.
Esse artigo não tem a intenção de descaracterização do manifesto, nem mesmo de substituição, mas sim da criação de um manifesto interno que reflita mais intimamente os valores e crenças das pessoas que estarão envolvidas.
Como exemplo, o comitê guardião pode criar uma versão inicial e buscar a colaboração de todos para chegar nos valores e crenças reais e que façam sentido para a organização.
Como forma de engajar as pessoas, o manifesto pode ser colocado em um local visível para que possa ser assinado por todos aqueles que acreditam nos valores declarados.
O projeto do projeto
A implantação de uma cultura de inovação e agilidade será o primeiro projeto do comitê. Ele terá a grande missão de criar um projeto que consiga direcionar todas as pessoas para como será a nova maneira de pensar e agir.
Durante esse projeto é importante criar um clima transparente, pois as pessoas podem ter medo e aversão quando não se sentem parte do processo.
Fazer uma coalizão de lideranças, envolver as pessoas e mostrar que elas serão parte irá aumentar as chances da criação de missionários disseminadores, que irão replicar os conhecimentos e também ajudar na disseminação da cultura.
Um dos principais objetivos desse projeto é o de mostrar que a inovação e agilidade não ficarão restritas apenas a pessoas de uma área ou comitê, mas sim que todos podem e devem inovar de maneira ágil.
Ao final desse projeto, o processo se tornará contínuo, garantindo que a inovação e agilidade façam parte da rotina de todas as pessoas envolvidas.
Conclusões
No artigo, vimos que um comitê deve ser o guardião da inovação e agilidade, fazendo com que essa cultura chegue a todas as esferas dentro de uma organização.
Vimos que inovar e ser ágil não deve ser uma ação isolada e departamentalizada. Todos podem e devem ser disseminadores desse pensamento e comportamento.
Por fim, podemos notar que o propósito de todos pode ser refletido nos valores de um manifesto que reflita a realidade de cada cenário e isso passará por um projeto que no futuro se tornará um processo.
Espero que tenham gostado e entendido a importância do comitê guardião da agilidade e inovação.
Abraço e até a próxima!
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Sócio-diretor na Mundo de Projetos e co-founder na Meliva
Professor de pós-graduação em agilidade e projetos.
