Você que está lendo este artigo já ouviu a frase: “está pronto, só falta validar”? 

Se você já ouviu ou vivenciou cenários como esse, fica o convite para analisarmos o critério de pronto e como essa definição pode ser crucial para evitar ou minimizar problemas de comunicação e gerenciamento de expectativas. 

Vamos entender como definir e deixar claro para todos os envolvidos o que é e como alinhar o critério de pronto na visão de quem está criando, desenvolvendo algo, e para quem irá consumir ou receber algo, seja em projetos ou mesmo em nosso cotidiano. 

Espero que este artigo possa lhe ajudar a definir o critério de pronto em seus projetos ou nas suas rotinas pessoais e profissionais. 

Pronto para começar? 

Conceituação de pronto

Entender que uma entrega está pronta para quem está criando ou desenvolvendo pode ser totalmente diferente da visão de quem irá receber.

Vejamos um exemplo simples: 

Imagine um avião pronto para decolar e você está sentado em sua cadeira quando o piloto abre o microfone e diz:  

“Obrigado por escolher nossa companhia. É um prazer para nós ter você com a gente. Informamos que esse é o primeiro voo dessa aeronave e ela ficou pronta ontem. Devido a problemas de cronograma, não foi possível testar, mas faremos isso durante nossa viagem”. 

Provavelmente, você pedirá para descer da aeronave, pois ela não foi testada. 

Para o pessoal que estava desenvolvendo pode até ser considerado pronto, mas do ponto de vista do cliente não está nada pronto. 

Esse cenário hipotético, hilário e apavorante é meramente ilustrativo, mas muitos casos acabam acontecendo na vida real por não ter uma definição clara das pessoas que estão envolvidas, o que é e quando podemos considerar que alguma coisa está realmente pronta para uso. 

Quando o pronto deve ser definido

Um erro que pode ser comum é definir o critério de pronto durante o andamento de uma entrega ou atividade ou mesmo pouco antes de ela terminar. Seja em ambientes corporativos ou pessoais, passamos por problemas diários por não definirmos um momento de parada. 

No universo de Gerenciamento de Projetos, as equipes geralmente são orientadas às entregas. Retrabalhos são constantes quando o cliente não aceita ou não valida uma entrega. Essa não aceitação pode se dar pela não definição do que realmente deveria ter sido entregue e qual era a Definition of Done (DOD) – Definição de Pronto. 

Nesse cenário, o melhor momento para definir o critério de pronto é antes de iniciar uma tarefa ou entrega. Caso durante sua execução seja necessário realizar uma mudança, esse DOD pode mudar, desde que haja um alinhamento entre as partes. 

Não podemos entender que, uma vez definido o conceito de pronto, ele é imutável. Mudanças podem e devem ser fomentadas, desde que tragam melhores resultados ou evitem resultados ruins. 

Quando o pronto não é 100%

É estranho pensar que um item pronto pode não ser necessariamente cem por cento. 

Em alguns casos, um acordo pode ser definido da seguinte maneira: quando uma entrega atingir oitenta por cento de conclusão, ela pode ser considerada cem por cento. 

Vejamos um exemplo: um celular com a bateria carregada cem ou oitenta por cento consegue se manter oito horas funcionando. Nesse exemplo, qualquer coisa que for acima de oitenta será apenas incremento, já que entre oitenta e cem o resultado será o mesmo. 

Em outra analogia, uma empresa precisa atingir cem milhões de lucro durante um ano, mas oitenta milhões também é aceitável. Mais uma vez, o que acontecer entre oitenta e cem será incremento, mas não fere o conceito de pronto. 

Importante entender que esses exemplos não mudam o conceito de pronto, apenas orientam a definir com todas as partes quando é que algo pode ser considerado pronto. 

Pense comigo: quantos livros você já leu e não passou pelas últimas páginas ou mesmo aquelas que vêm depois da contracapa, mas mesmo assim você considerou o livro como lido? 

É o seu conceito de pronto. Ler todas as páginas que contam a história do livro, sem precisar passar por todas as páginas que ele contém. Sem querer você adotou o conceito de que oitenta por cento é cem por cento. 

Frequentar uma faculdade e ter setenta e cinco por cento de presença pode ser considerado pronto, pois não reprova a pessoa. Sendo assim, setenta e cinco por cento pode ser considerado pronto. 

Pense nesses exemplos quando for definir o critério de pronto com seus clientes, equipes ou em qualquer outro momento de negociação. 

Gerenciamento de expectativas

Geralmente, nós humanos criamos algumas expectativas e as alimentamos. Quando elas não se concretizam, ficamos extremamente frustrados ou decepcionados. 

Da mesma forma, ficamos frustrados quando outras pessoas nos decepcionam não entregando aquilo que foi prometido. 

Essas frustrações e decepções muitas vezes podem ser originadas pela não definição do pronto, o que acarreta sérios problemas de comunicação. 

Você compra um carro e a concessionária ou a pessoa que está lhe vendendo promete entregar ao meio-dia da sexta, lavado e com a documentação em dia. 

Conceito de pronto: carro lavado, com a documentação em dia e na sexta-feira. 

Sua expectativa durante a semana será a de pegar o carro no horário marcado e nas condições definidas. Quando chega na sexta, você chega para pegar o carro ao meio-dia e ele está com a documentação toda em dia, porém sujo. Você consegue sair com ele, mas a frustração será grande por ele não estar limpo conforme prometido. 

Percebam que o critério de pronto em determinados cenários não impacta no funcionamento do produto, ou resultado do serviço, mas gera um descontentamento pela não entrega conforme o prometido. 

Problemas de comunicação podem ser mais severos do que problemas técnicos em determinados casos. Uma das razões é a não definição do pronto. 

Está pronto!

O objetivo desse artigo era levar até você o entendimento do que é e como o conceito de pronto pode ajudar a mitigar problemas de comunicação e gerenciamento de expectativas. 

Por outro lado, podemos perceber que esse conceito ajuda e muito quando alinhado e acordado entre as pessoas que estão envolvidas. 

Espero que tenha gostado e, de agora em diante, não se esqueça de definir qual o critério de pronto antes de negociar uma entrega. 

Pronto por aqui. Aguardo você no próximo artigo. 

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