Para o desenvolvimento de projetos complexos e emergentes, sobre os quais ainda não se tem muitas certezas, é preciso utilizar uma metodologia capaz de se adaptar a esse cenário, muitas vezes instável e com constantes mudanças.
No artigo de hoje vamos falar sobre o Framework Scrum que apresenta ferramentas para lidar com os projetos incertos e complexos através de suas cerimônias, papéis e ciclo de vida que favorecem as rápidas adaptações necessárias para o sucesso do projeto.
Assim, se você se interessou por este assunto e gostaria de entender melhor o que é o Scrum e como aplicar esse conjunto de boas práticas em seus projetos, continue junto conosco.
Esperamos que você aproveite o artigo e consiga entender como funciona o Framework Scrum e como usá-lo em seus projetos. Vamos lá, boa leitura!
O que é o Scrum?
Um time é formado por pessoas comprometidas quem independentemente de suas atribuições, farão o que for necessário para conquistar seus objetivos. Um time engajado e com foco em resultados é, sem dúvidas, o principal componente de sucesso de um Projeto.
Baseado nessa visão de time, no início dos anos 1990 Ken Schwaber e Jeff Sutherland criaram o Framework Scrum, que é o nome dado a uma jogada do Rugby, onde o trabalho do time é imprescindível para que se obtenha sucesso. Para que esse time tenha sucesso é preciso que ele seja proficiente nos valores pregados pelo Scrum, que são: Compromisso, Foco, Abertura, Respeito e Coragem.
O Scrum é um Framework (uma caixa de ferramentas) que compõe uma lista que dá base aos chamados métodos ágeis. É baseado no empirismo e no pensamento enxuto. Seu objetivo é ajudar na solução de projetos complexos, através de soluções adaptativas. Possui uma abordagem iterativa e incremental para ajudar na previsibilidade e no controle de riscos dos projetos. O Scrum possui uma estrutura bem definida. Seus pilares, segundo o Guia do Scrum 2020, são:
Transparência: “O processo emergente e o trabalho devem ser visíveis tanto para quem executa o trabalho quanto para quem recebe o trabalho”. Ou seja, tudo o que impacta ou influencia nos resultados deve ser visível para todo o time. Aqui, podemos usar aquela velha expressão: nada de esconder sujeira embaixo do tapete.
Inspeção: “Os artefatos do Scrum e o progresso em direção às metas acordadas devem ser inspecionados com frequência e diligência para detectar variações ou problemas potencialmente indesejáveis.” Aqui está algo bastante importante que nos ajuda para que o projeto não saia dos trilhos, sendo verificado numa periodicidade constante para que qualquer desvio seja detectado e corrigido o mais rápido possível.
Adaptação: “Se algum aspecto de um processo se desviar fora dos limites aceitáveis ou se o produto resultante for inaceitável, o processo que está sendo aplicado ou os materiais que estão sendo produzidos devem ser ajustados”. Aqui, fica claro que a visão de transparência do que está sendo feito e a constante inpeção do processo, irá requer as adaptações necessárias quando este não atender o que foi desejado.
Os papéis no Scrum
Em sua estrutura, o Scrum define os papéis dos integrantes dos times que se propõem a alcançarem os resultados dos projetos:
Time Scrum: Um pequeno grupo de pessoas que possuem as habilidades necessárias para criar valor a cada sprint, ou seja, transformar o backlog (lista de itens) em entregáveis para o projeto. Esse time deve ter um número pequeno de pessoas, normalmente limitado a 10 integrantes, para que a comunicação flua de maneira eficiente e o grupo se mantenha coeso em busca de seus objetivos. Esse time deve ser multifuncional e autogerenciável, não contendo hierarquia ou sub-times. É composto pelo Scrum Master, o Product Owner e os demais integrantes chamados de Developers, papéis que detalharemos em seguida.
Developers: Esse termo passa a ser usado no guia versão 2020. Apesar de ser um termo nascido na área de tecnologia, os developers ou desenvolvedores é utilizado para qualquer tipo de projeto, pois entende-se que todos os membros estão desenvolvendo ou criando algo em seus projetos. Os desenvolvedores devem, acima de tudo, respeitar os valores do Scrum e estar comprometidos com a causa do projeto. Suas responsabilidades:
- Criar um plano para a Sprint, o Backlog da Sprint;
- Introduzir gradualmente qualidade aderindo a uma Definition of Done (Definição de Pronto);
- Adaptar seu plano a cada dia em direção à meta da Sprint;
- Responsabilizar-se mutuamente como profissionais.
Product Owner: Traduzido como Dono do Produto, será o responsável principalmente por gerir e priorizar o backlog do projeto. Geralmente, nas organizações esse papel fica a cargo do analista de negócios, que será o representante do cliente no projeto e proverá os esclarecimentos sobre o que se deve fazer e garantir o acesso do time à especialistas que dominam os requisitos. Responsabilidades:
- Desenvolver e comunicar explicitamente a meta do produto;
- Criar e comunicar claramente os itens do Backlog do produto;
- Ordenar os itens do Backlog do produto;
- Garantir que o Backlog do produto seja transparente, visível e compreensível.
Scrum Master: Esse é o papel do Líder do time Scrum, que conduz o time para a geração de valor. O Scrum Master deve ser o guardião do processo Scrum, garantindo que tudo funcione de forma eficiente. O objetivo desse líder não é o de comando e controle, mas sim ser um líder servidor que livra o time dos impedimentos e ajuda a prover soluções, sempre fazendo a ponte entre as necessidades da organização, do projeto e dos clientes. São atribuições do Scrum Master, que servirá tanto o Dono do Produto, a Empresa e o Time:
- Ajudar a encontrar técnicas para a definição eficaz de meta do Produto e gerenciamento do Backlog do produto;
- Ajudar o Time Scrum a entender a necessidade de itens do Backlog do produto claros e concisos;
- Ajudar a estabelecer o planejamento empírico do produto para um ambiente complexo;
- Facilitar a colaboração dos stakeholders, conforme solicitado ou necessário.
- Liderar, treinar e orientar a organização na adoção do Scrum;
- Planejar e aconselhar implementações de Scrum dentro da organização;
- Ajudar os funcionários e os stakeholders a compreender e aplicar uma abordagemempírica para trabalhos complexos;
- Remover barreiras entre stakeholders e o Time Scrum.
Além dos papéis apresentados, são definidos também no Framework Scrum os Eventos ou Cerimônias que devem ser realizados durante o seu ciclo. Esses eventos são realizados para permitir a transparência necessária para o processo, a inspeção em tempos regulares e também para realizar as adaptações necessárias ao processo.
Ciclo de vida do Scrum
Aqui talvez se encontre o grande segredo do Scrum: entregas rápidas em ciclos curtos, que permitem a avaliação do que está sendo feito, aferição dos resultados e a oportunidade ímpar de corrigir os rumos quando necessário.
Outra questão bastante importante para os eventos do Scrum é definir o Time Box, ou seja, o tempo de cada cerimônia que deve ser estabelecido e seguido como algo sagrado dentro do ciclo de vida do Scrum. Além disso, o Definition of Done ou Definição de Pronto, que determina os critérios para validar se o Incremento ou Entrega está realmente pronta. Os eventos do Scrum, segundo o guia 2020:
Sprint: É, sem dúvidas, o coração do Scrum! É uma espécie de container onde acontecem os demais eventos com o objetivo de transformar o backlog ou as ideias em valor para o projeto. As Sprints podem ter de duas a quatro semanas, sendo que, quando a sprint é muito curta, corre-se o risco do microgerenciamento, e quando a Sprint é muito longa sua meta pode se tornar inválida. Acontece durante a Sprint:
- Nenhuma mudança é feita que coloque em risco a meta da Sprint;
- A qualidade não diminui;
- O Backlog do produto é refinado conforme necessário;
- O escopo pode ser esclarecido e renegociado com o Dono do Produto conforme mais é aprendido.
A Sprint deve conter todo o trabalho necessário para construir o produto, incluindo as cerimônias Planejamento da Sprint, Daily Scrums, Revisão da Sprint e Retrospectiva da Sprint.
Planejamento da Sprint: Realizado para definir o trabalho que será realizado na Sprint, que deve responder às seguintes questões: Por que a Sprint é valiosa? O que pode ser feito nesta Sprint? Como o trabalho escolhido será realizado? Importante ter o Dono do Produto para tirar as dúvidas de negócio e o Scrum Máster para facilitar o processo.
Daily Scrum: São as Reuniões Diárias que servem para inspecionar o progresso do trabalho em direção da meta da Sprint. Deve ter horário e local fixos para ser realizada e não deve durar mais do que 15 minutos. Antes da versão do Guia Scrum 2020, recomendava-se fazer as seguintes perguntas aos participantes: O que se fez ontem? O que será feito hoje e se existe algum impedimento. Acredito que essas perguntas ajudam bastante a nortear essa rápida reunião para alinhamento da comunicação.
Revisão da Sprint: É onde o time mostra tudo de valor que construiu ao longo da sprint. Importante evitar nesse caso, as apresentações e mostrar o que realmente de concreto foi construído. Além disso, deve-se discutir o progresso em relação à meta do Produto.
Retrospectiva da Sprint: O time reflete sobre os processos, a composição e as formas de aumentar a qualidade e eficácia das entregas realizadas. Importante discutir o que foi bem e o que não deu certo para alimentar as lições aprendidas do Projeto.
Artefatos do Scrum: Os artefatos são os responsáveis por representar os valores gerados e ajudam na transparência do processo. Na versão do Guia 2020, ficam declarados os compromissos dos artefatos para ajudar na transparência:
- Backlog do produto, compromisso: Meta do produto;
- Backlog da Sprint, compromisso: Meta da Sprint;
- Incremento, compromisso: Definição de Pronto.
São os artefatos produzidos no Scrum:
Backlog do Produto: É uma lista ordenada e priorizada do que se deve fazer, sendo a única fonte de trabalho que deve ser utilizado pelo time.
Backlog da Sprint: É a parte do trabalho, ou os itens separados na sprint que deve ser feita pelos desenvolvedores. Esses itens representam o QUE deve ser feito, a Meta da Sprint igual ao PORQUÊ e o plano de ação para entregar o incremento é o COMO deve ser feito.
Incremento: É uma parte do Produto entregue que vai sendo construído através das sprints. O incremento é algo que pode ser validado e para ser aceito, deve atender a definição de pronto criada pelo time.
Assim, completamos a estrutura do ciclo de vida do Scrum, uma estrutura relativamente simples, com papéis, cerimônias e artefatos bem definidos, mas que, porém, precisa ser seguido com bastante disciplina para que os resultados sejam de fato efetivos.
No artigo de hoje, passamos pelos princípios, estrutura e fundamentos do Scrum. Detalhamos os papéis, suas cerimônias e os artefatos que são produzidos no ciclo de vida do framework.
Entendemos que as boas práticas são um apoio para criação da metodologia ágil aplicada aos projetos complexos e incertos. Vimos que é de simples entendimento o ciclo de vida, baseado no empirismo. Mas fica claro que, para fazer acontecer o processo, é preciso bastante disciplina em sua aplicação.
Por enquanto ficamos por aqui, e até a próxima!
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Sócio-diretor da Mundo de Projetos e co-fundador da Meliva.
Professor de pós-graduação em agilidade e projetos.
Mestre em inovação corporativa.
Coordenador de MBAs IPOG
