O Design Sprint é uma metodologia participativa, desenvolvida por Jake Knapp, no Google Ventures. É uma maneira informal e ágil para conceber, estruturar e testar novas ideias sobre produtos ou serviços, em um curto espaço de tempo.

O que considerar e quando usar o Design Sprint?

Como o próprio Jake diz: “É difícil encontrar boas ideias. E mesmo as melhores enfrentam um caminho de incertezas em direção ao sucesso no mundo real.” Assim, o Design Sprint é uma excelente ferramenta para fazer a análise de viabilidade dos projetos. Através do passo-a-passo contido no método é possível refletir e entender melhor sobre as demandas ou uma possível solução para os problemas apresentados. Importante considerar para utilizar o método:  

• Alto valor estratégico da demanda 
• Pouco tempo disponível  
• Complexidade do projeto 

Além dessas considerações, precisamos refletir: quando usar? Imagine uma necessidade estratégica para empresa, com pouco tempo disponível para execução e ainda com um alto nível de complexidade. Se você identificou pelo menos um desses fatores, tem um forte indicativo para o uso do Design Sprint. Afinal, esse é um excelente exercício antes de investir tempo e dinheiro em uma ideia, antes do time começar a trabalhar em um projeto dispendioso ou antes de começar a desenhar algo complexo. 

Dessa forma, o Design Sprint é altamente recomendado para: 

• Identificar a viabilidade de um projeto ou de um novo negócio 
• Desenvolver novos produtos ou serviços 
• Definir estratégias de negócios 
• Aperfeiçoar produtos e serviços já existentes. 

Preparação para o Design Sprint 

Para que o método aconteça e se obtenha os resultados desejados, é preciso uma preparação para os momentos intensos que serão vividos. Por isso, devemos verificar os seguintes aspectos: 

• Desafio: deve ser de longo prazo e conectado à estratégia organizacional. Destacando que devemos olhar para o foco DO cliente, alinhar com a área de negócios o objetivo e os entregáveis do Design Sprint. 

• Time Multidisciplinar: deve-se garantir que os especialistas e os que os envolvidos na demanda faça parte desse time. Além dos especialistas, é necessário a figura do facilitador que conduzirá o processo e do decisor para ajudar o time nas decisões difíceis, onde seu voto tem um peso maior do que dos demais. Aqui vale aquela regra do tamanho dos times ágeis, sendo indicado equipes de até 7 pessoas, no máximo 9. 

• Espaço dedicado: em tempos de trabalho distribuído ou remoto, nem sempre é possível ter todo o time no mesmo espaço físico para as atividades. Sendo o ambiente físico, digital ou até mesmo híbrido, o essencial é evitar que ruídos atrapalhem o time para não perderem o foco em seus momentos de concentração. Um grande problema para administrar são as possíveis interferências vindas da rotina dos participantes ou da operação da empresa, por isso, recomenda-se que os participantes travem duas agendas e fiquem o mais “Off” para demais atividades. 

• Atividades programadas: será seguido um roteiro com as atividades intensas num passo-a-passo para chegar ao objetivo, em cinco dias na seguinte sequência:  

• Dia 1 – entender e definir; 
• Dia 2 – divergir; 
• Dia 3 – decidir; 
• Dia 4 – prototipar e; 
• Dia 5 – validar.  

Para cada etapa da sprint um objetivo deve ser alcançado e o time só avança se a etapa atual estiver concluída. 

Como funciona o Design Sprint?

O método, conforme figura abaixo, apresenta um ciclo de 5 dias de atividades programadas para desenvolver a ideia ou desafio. 

Para cada etapa aqui representada por um dia da semana, devem ser entregues seus objetivos planejados obrigatoriamente, a fim de avançar para os próximos passos. Veja os detalhes de cada um dos 5 dias: 

1° dia – Segunda-feira

No primeiro dia do Design Sprint, temos que ter claro o alvo, vendo a solução de “trás pra frente”, ou seja, começando pelo fim para mapear todas as possíveis soluções. Para que isso aconteça, defina um objetivo de longo de prazo e pergunte aos especialistas sobre a questão gerando a maior quantidade de ideias possíveis.  

• Defina o objetivo de longo prazo: Deve ser definido conforme a estratégia organizacional, por exemplo: Gerir Projetos com Agilidade. 
• Liste dois ou três problemas que podem acontecer: devem ser refletidos pelos especialistas os prováveis problemas que podem acontecer pelo caminho de acordo com o conhecimento da cultura da empresa e equipe. Ex.: Envolver todos os níveis hierárquicos, separar os projetos da operação e definir um processo enxuto. Deve ser feita a seguinte pergunta: “Como podemos?”, 

• Como podemos resolver tal desafio ou tal demanda? Imagine que o desafio é implantar um Escritório de Projetos, dessa forma, os especialistas produzirão a maior quantidade de insights: 
• Como podemos implantar um Escritório de Projetos? 
• Como podemos desenvolver os processos de Gestão de Projetos? 
• Como podemos ser efetivos e não burocratizar? 
• Como podemos envolver toda a empresa? 

• Faça um mapa da jornada dos envolvidos: Desenhe o fluxo com a jornada dos stakeholders ou envolvidos até atingirem o seu objetivo. Quais são as fases ou etapas que os envolvidos passam para gerir seus Projetos com agilidade? 
• Selecione as melhores ideias: As ideias são representadas por todos os participantes, com seus respectivos fluxos de solução. Dessa forma, são classificados fluxos e agrupadas as soluções semelhantes e em seguida, os participantes votarão nas melhores ou mais promissoras propostas. Além de conversar com os especialistas do assunto, aqui vale o peso do decisor nas escolhas do foco em que a equipe atuará. 

2° dia – Terça-feira 

O segundo dia é dedicado a aperfeiçoar o que foi criado no primeiro dia, a partir dos mapas e fluxos, fazer os esboços de soluções baseadas na construção da etapa anterior. 

• Ajuste e aperfeiçoe: Deverá ser realizado nesse momento um trabalho individual em grupo! Isso mesmo, as pessoas em grupo devem desenvolver seus esboços ou mapas das soluções individuais, para que depois sejam escolhidas/aperfeiçoadas. 

• Técnica Crazy 8s: Para tirar o time da zona de conforto todos são convidados a desenharem 8 ideias ou variações numa folha de papel em 5 minutos. Num ritmo acelerado os participantes devem dobrar uma folha de papel de modo a formar 8 quadrantes e em cada quadrante, realizar os seus desenhos. 

• Rascunho: Siga o passo-a-passo demonstrado para facilitar e desenhe a solução para o alvo escolhido. 

3° dia – Quarta-feira

No terceiro dia você terá um bom problema, muitas e possíveis soluções que levará o time a tomar decisões mesmo sem o consenso do grupo ou dos argumentos de venda. Vamos afunilando os processos para desenhar as melhores propostas. 

• Decidir sobre as melhores soluções: Após uma apresentação das soluções que chegaram até essa etapa, deverá ser feito pelo time uma nova análise crítica e estruturada para escolher os melhores rascunhos para aprofundamento da ideia. Mais uma vez aqui vale o peso do decisor. 

• Transformar os esboços vencedores em Storyboard: Com a ajuda de um quadro, um flipchart caso o trabalho seja presencial e com material analógico, ou de um quadro digital, tente criar pelo menos 9 etapas para representar toda a solução proposta. 

4° dia – Quinta-feira 

Uma fachada realista é tudo que você precisa para aprender som seus clientes, portanto é a hora de construir um protótipo da solução. 

• Entrevistas com os usuários da solução: Da forma mais realista possível, é preciso criar um protótipo para que ser usado e obter o feedback para a solução proposta. A forma desse protótipo dependerá muito da solução que está construindo, veja por exemplo as possibilidades: 

• Se o produto está numa tela, use ferramentas como PowerPoint ou Keynote; 
• Se está no papel, desenhe ele no Word, PowerPoint ou Keynote; 
• Se é um serviço, use o time do design sprint como atores para simular; 
• Se for um espaço físico, modifique o espaço existe para as características da solução; 
• Se for um objeto, modifique um objeto existente ou realize a impressão utilizando uma impressora 3D. 

5° dia – Sexta-feira 

Esse é o grande dia para testar a solução que foi desenhada, coletando todo aprendizado através da apresentação/uso do protótipo. O teste tem o objetivo de identificar os padrões com o grupo que experimentará o protótipo da solução construída. 

• Teste e aprenda: O teste deverá ser feito com pelo menos 5 clientes, escolhendo um participante que conduzirá uma a apresentação da solução e uma entrevista sobre as impressões do cliente sobre o que foi apresentado/experimentado. Se for possível e com o consenso do cliente, filme e transmita ao vivo para os demais participantes do Design Sprint para possam fazer suas observações pessoais.  

Muitas vezes será útil corrigir o protótipo e testá-lo novamente para aprimorar a solução. O certo é que os participantes da Sprint saberão o que fazer após o resultado desse ciclo. Pode ser que as próximas Sprints na sequência para aprimorar a solução não necessite do ciclo completo dos 5 dias. 

Sobre a sugestão do ciclo em 5 dias, esse tempo pode ser perfeitamente adaptado de acordo com a necessidade e restrições de sua equipe. O importante é seguir as fazes discutindo as ideias, divergindo e convergindo sobre a solução e por fim, construindo e validando os protótipos. 

Conclusão 

No artigo de hoje, foi apresentamos a estrutura e um passo-a-passo de como realizar o método do Design Sprint! Entendemos que o design é muito importante para desenhar possíveis soluções para projetos que ainda não estão claros e que podem ser complexos. Isso economiza tempo e dinheiro, além de fazer uma validação do ponto de vista de que irá realmente utilizar a solução  

Além disso, vimos que para conceber, estruturar e validar as ideias, precisamos de um time multidisciplinar, com um facilitador e um decisor ao longo do desenvolvimento das atividades.  

Caso nosso conteúdo tenha sido útil para você neste momento, não deixe de compartilhá-lo para que mais pessoas também tenham acesso e possam entender um pouco mais sobre como realizar o design Sprint para resolver problemas complexos e validar ideias em apenas 5 dias. 

Por enquanto ficamos por aqui, um grande abraço e até a próxima!