Quantas vezes você já planejou seu dia, definiu prioridades e, logo pela manhã, todo planejamento foi destruído por tarefas que você nem imaginava que iriam fazer parte do seu dia?

Felizmente, existem técnicas que podem nos ajudar a priorizar o que realmente importa.

Neste artigo, vamos falar da matriz de Eisenhower. Ela nos ajuda e entender o que realmente é importante e urgente. A leitura desse artigo pode não ser urgente, mas garanto que é importante.

Produtividade e a Matriz de Eisenhower

Queremos ser cada dia mais produtivos e sabemos que é muito fácil deixar o que é urgente, mas não importante, prevalecer.

Afinal, o que tem de errado em fazer tarefas agradáveis (que passamos horas a fio nelas torcendo para nunca acabarem), como ler e-mails e posts engraçados (para melhorar nosso humor), bater um papo tranquilo naquele grupo de amigos do WhatsApp (para relaxar da tensão do dia a dia) ou ficar procurando a melhor cor para uma imagem ou ícone no PowerPoint?

No mundo corporativo de alto impacto, isso tudo, feito de forma recorrente e intensa, pode ser a receita perfeita do fracasso. Para que possamos mudar alguns hábitos, vamos iniciar entendendo os quadrantes da matriz de Eisenhower.

O quadrante 1 – Importante e urgente (faça agora)

O quadrante 1 é reservado para aquelas tarefas que precisam ser feitas em tempo real, uma vez que elas são importantes e precisam de ação imediata, devido às suas urgências.

Quadrante 2 – Importante e não urgente (decida quando fazer)

Aqui serão inseridas aquelas tarefas que consideramos importantes, mas que não precisam ser feitas agora, pois não são urgentes.

Quadrante 3 – Não importantes e urgente (delegue)

Algumas tarefas não são tão importantes, mas precisamos fazer agora, pois elas podem se tornar urgentes em pouco tempo. O quadrante 3 é destinado a essas atividades.

Quadrante 4 – não importante e não urgente (elimine)

Algumas tarefas agradáveis e que gostamos de fazer, mas que podem atrapalhar nossa produtividade. Cuidado com o quadrante 4.

A Matriz de Eisenhower para diferentes perfis

Se você é uma pessoa de estratégia, como o presidente de uma empresa, um analista ou um diretor de inovação, passe a maior parte do seu tempo no quadrante 2, usando 80% do seu tempo com coisas que são Importantes e Não-urgentes.

Esse é o quadrante do futuro. Os outros 20% do tempo, use para o quadrante 1, que gosto de chamar de quadrante do presente, resolvendo coisas que naturalmente vão surgir mesmo que você não queira.

Mas se você é uma pessoa da operação como um CEO, um gerente, um coordenador ou um supervisor, dedique 80% do seu tempo para o quadrante 1. Afinal, você está aí para executar. E quem executa todos os dias têm pouca escolha de como vai gerenciar o tempo futuro, pois está vivendo o quadrante do futuro, praticamente todos os dias.

Porém, não se esqueça de reservar 20% do seu tempo para o quadrante 2, senão você se tornará obsoleto em breve!

Esse jeito simples de olhar para a matriz pode nos ajudar a entender muitas das nossas atitudes. Assim, fica mais claro entender se estamos falhando ou não em nossas missões pessoais e profissionais. Vamos ver alguns exemplos de como eu uso a matriz.

De manhã, quando chego no trabalho, olho a minha agenda e vejo que tenho uma reunião agendada com alguém desde a semana passada. Neste momento, olho para a matriz e percebo que essa é a minha tarefa mais importante e mais urgente daquele momento.

Se alguém me ligar ou me chamar para um papo rápido, eu não priorizo essas demandas porque são menos importantes que meu momento agendado. Isso é bacana porque me ajuda a respeitar os horários das outras pessoas e faço com que respeitem os meus horários.

Da mesma maneira, se o pessoal marcou um happy hour (Recreação) que já estava previsto, como algo Importante e Não-Urgente, eu participo e não me sinto culpado, pois faz parte da minha programação.

Mas sei que toda vez que abrir o WhatsApp e ver alguma mensagem engraçada em algum grupo, durante meu horário de trabalho, estou usando mal o meu tempo. Imediatamente me sinto culpado e volto para o que interessa: somente os quadrantes 1 e 2.

Resumindo: essa matriz é uma ferramenta de fácil acesso que simplesmente nos ajuda a ter bom senso e nos faz lembrar que as pessoas altamente eficientes e produtivas sabem usar esse bom senso na hora que faz realmente sentido.

É tão fácil (na teoria), mas ao mesmo tempo tão difícil (na prática). Mas nada pode ser tão recompensador como cultivar bons hábitos para que essas tarefas sejam naturais para todos nós, não é mesmo?

A matriz de Eisenhower na prática

Para ajudar no entendimento da matriz, compartilho com vocês a versão atual que uso para priorizar minhas tarefas e ações do dia a dia.

Inseri cinco itens em cada. Não que esse seja um número mágico, mas usei para olhar paras as cincos coisas mais ou menos importantes e urgentes.

Meu resumo do quadrante 1

Quando agendo alguma coisa, procuro nunca adiar, pois do outro lado tem uma pessoa que alterou sua agenda para reservar um período do seu dia para mim.  Se o telefone toca e vejo que preciso atender, mesmo que seja para dizer para ligar mais tarde ou que retornarei, eu atendo.

O quadrante 2 em conjunto

Treinamentos, planejamentos, alinhamentos, saúde pessoal e descontração podem parecer urgentes quando você está com stress ou tem um problema de saúde.

Penso que, se isso aconteceu, é porque você não dedicou um tempo para planejar quando você precisa de um tempo para relaxar, fazer coisas para evoluir e aprimorar seus conhecimentos ou mesmo cuidar da saúde. Essas coisas tendem a ir para o quadrante 1 quando não são planejadas.

Delegar o que não é importante – quadrante 3

Percebo que muitas pessoas ficam atarefadas por quererem fazer tudo e não conseguirem delegar algumas coisas que não precisam ser feitas por elas.

Talvez aqui esteja o grande segredo em dizer não. O fato de algumas pessoas terem o desejo de estarem no centro das atenções acaba fazendo com que elas assumam compromissos que podem comprometer suas entregas e que poderiam ser delegadas para outras pessoas. Não queira abraçar o mundo.

O perigoso quadrante 4

Fazer coisas agradáveis é prazeroso, tanto quanto ou mais perigoso também.

Muitas vezes buscamos relaxar durante o dia fazendo algo como elaborar um PowerPoint lindo, ajustar uma planilha do Excel, lapidar um texto ou coisas do gênero. Esses prazeres podem ser os vilões da produtividade, quando não forem bem gerenciados.

Alguns deles poderiam ser transferidos para o quadrante 3. Adoro fazer essa transferência.

Agora é a sua vez

Faça sua matriz. Você verá que irá ajudar muito na sua rotina pessoal e profissional, priorizando aquilo que realmente importa.

Espero que esse artigo tenha ajudado a refletir sobre a priorização de suas tarefas para focar no que deve ser feito e quando.

Coloque essa matriz de fundo de tela no seu computador por um tempo ou cole na parede para nunca se esquecer!

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