Muito se tem escrito sobre produtividade e, ao contrário do que a maioria pensa, ser produtivo não significa trabalhar em 100% do seu tempo.

Ser produtivo está relacionado a entender o que deve ser feito para depois tomar as melhores decisões sobre o que realizar e o que de fato mais importa.

É mais difícil do que parece escolher e fazer a coisa certa. Nesse sentido, faremos uma reflexão sobre organização e produtividade, apresentando o método: GTD (Getting things done) – A arte de fazer acontecer de David Allen, que nos traz uma fórmula anti-estresse para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo.

Portanto, se você se interessou pelo tema e gostaria de entender sobre técnicas de como organizar seu trabalho e se tornar ainda mais produtivo com o GTD, você está no lugar certo.

Esperamos que você aproveite a leitura e consiga refletir sobre como aplicar as técnicas de produtividade para priorizar suas atividades e obter os melhores resultados possíveis. Continue com a gente!

O que é o GTD (Getting Things Done)?

“Sua capacidade de ser produtivo é diretamente proporcional à sua capacidade de relaxar”.

David Allen

Quando Allen diz isso, parece soar estranho, já que ter muitas coisas para se fazer e se sentir o tempo todo ocupado pode ser exatamente o sentido de ser produtivo para grande parte das pessoas.

A ideia do GTD é que só quando nossas mentes estão claras e nossos pensamentos organizados é que podemos atingir a produtividade sem stress. Assim, o método consiste em aplicar a regra do executar, delegar, adiar ou largar para processar tudo aquilo que está em sua chamada caixa de entrada, local onde se reúne todo o que se tem para fazer.

Para auxiliar na tomada de decisão, o GTD é um método que apresenta um fluxo para que as pessoas se concentrem exatamente naquilo que vale mais a pena, nas atividades que geram mais valor para sua vida pessoal e profissional.

Não é a quantidade de coisas que fazemos que indicam o quão produtivos nós somos, mas saber decidir o que é mais importante para o momento e o que ao final irá agregar mais valor no nosso dia a dia.

Diagrama do Fluxo de Trabalho do Livro GTD

Como Utilizar o GTD

Colocar o método GTD em prática é muito simples! Você deverá passar pelos 5 passos: coletar, processar, organizar, revisar e fazer. E, durante a execução desses passos, você deverá utilizar o fluxo de trabalho apresentado acima para auxiliar em sua tomada de decisão. Vamos lá? Então me siga nos passos e no fluxo!

Coletar

É o processo de levantar tudo o que deve ser feito, levantar toda a “tralha” que deve ser processada.

O autor do GTD chama de tralha todo o que potencialmente pode ser feito ou deve ser descartado. É muito importante que essa coleta seja feita da maneira mais ampla possível para que seja identificado todo o volume de itens que precisam ser administrados. 

Como ferramentas de coleta, podemos usar os mais variados instrumentos que vão desde uma caixa de entrada física, onde você acumula suas correspondências ou até mesmo instrumentos de tecnologia, como sua caixa de e-mails, áudios, mensagens eletrônicas e etc.

Através do exercício de coletar tudo o que pode ser feito, é possível visualizar então o final do túnel, ou seja, onde queremos chegar. Segundo Allen, “Você só poderá se sentir bem em relação às coisas que não está fazendo quando souber exatamente o que não está fazendo”. 

Assim, é preciso esvaziar o que está em sua mente, em sua memória RAM (memória volátil) e definir seu sistema de controle para registrar tudo o que precisa ser processado. O grande benefício é livrar sua memória de uma quantidade excessiva de itens, pois seu cérebro não sabe diferenciar aquilo que deve ser feito e o que não deve ser nesse momento, ele sempre trabalhará com tudo que está em sua memória.

Durante a sua coleta, algumas questões podem acontecer naturalmente, por exemplo:

• Identificar um grande volume de coisas a fazer. Quase sempre, esse volume é muito alto e as pessoas costumam dizer: “Nossa, não sabia da quantidade de coisas que tinha para fazer”.
• Ter a sensação de estar perdido em meio a tanta coisa que tem para fazer;
• Descobrir coisas cruciais ou essenciais que até então não estavam no seu radar e a partir de agora, ficará bem na sua frente.

Feito a coleta, vamos para a próxima fase onde devemos processar todos os itens e entender como buscar as melhores soluções.

Processar

O objetivo aqui é esvaziar as caixas de entrada! Mas isso não significa executar todas as ações e projetos que você coletou, mas decidir sobre cada item coletado, entendendo o que ele significa e principalmente o que fazer com ele.

Assim, o mais importante é saber priorizar o que gera mais valor no momento, concentrando-se no que é necessário realizar. O esquema de decisão do método passa por identificar do que se trata o item coletado (o que é isso) e se isso é passível de ação.

O que é isso?

Parece até uma reflexão desnecessária, mas importante para identificar do que realmente se trata o item coletado, dando ciência da possível destinação correta para tal.

É possível de ação?

Você pode dar duas possíveis respostas: SIM ou NÃO.

Para o NÃO, isso significa que nenhuma ação é necessária, e para para isso temos 3 possibilidades:

• Lixo: Não é mais necessário, será descartado.
• Algum dia/talvez: Apesar de nenhuma ação ser necessária agora, pode ser preciso fazer algo mais tarde ou futuro, esse item será incubado para algum dia / talvez.
• Referência: Esse item pode representar uma informação potencialmente útil e pode ser usada para alguma coisa, por isso, deve ser recuperado quando for necessário.

Para o SIM, devemos seguir identificando qual a próxima ação:

• Qual o Projeto ou resultado com o qual você se comprometeu? Se for identificado como um projeto, isso se remete a um maior esforço que deve ser desprendido para ser criado um plano de projetos, detalhando e planejando as atividades necessárias para atendê-lo.

Faça, delegue ou adie, uma vez identificada a próxima ação que não é um projeto:

• Faça: Se a ação levar menos de 2 minutos, mesmo que o item não seja de alta prioridade você deve fazer imediatamente. A explicação para os 2 minutos é que esse é o ponto em que para armazenar ou acompanhar pode levar mais tempo do que fazer, é o corte de eficiência.
• Delegue: Se você não for a pessoa mais indicada para executar, delegue para um profissional mais qualificado que pode atender ao item. Vale lembrar que delegar deve ser feito de forma sistematizada, encaminhando corretamente o item para quem é devido e realizar o acompanhamento que for necessário.
• Adie: Inserir o item no seu sistema de organização, como uma opção de trabalho a ser feito posteriormente. Talvez a maior parte dos itens processados venham parar aqui, onde precisam ser categorizados e precisam de mais de 2 minutos para serem feitos. Esses itens geralmente vão para um calendário onde podem ser agendados ou para uma lista de próximas ações para fazer, assim que puder.

Organizar

A organização são as categorias que resultarão dos itens processados. Cada pessoa terá seu sistema de arquivos ou pastas para armazenamento e organização de seus itens. Para isso, é importante que se faça um sistema particular de fácil entendimento e manuseio, tendo um acesso rápido para recuperar os itens quando necessários.

Conforme o fluxo do método apresentado, os itens são divididos em duas grandes categorias: as coisas que não precisam de ação e as que precisam. A partir dessa classificação inicial, serão organizados os itens processados.

• Itens que não são passivos de ação: são as categorias lixo, algum dia / talvez e armazenagem de referência. Ou seja, aqui você pode jogar fora o item, armazenar para uma rápida recuperação posterior ou arquivar para ter uma referência para quando isso for interessante para você.
• Itens que são passivos de ação: as categorias para esses itens são lista de projetos, armazenagem ou arquivos para planos e materiais para projetos, um calendário, uma lista de próxima ações e coisas a esperar que foram delegadas para outras pessoas.

Revisar

Essa é a ação de verificar e acompanhar o que foi coletado e processado. Revisar regularmente o seu sistema de organização estruturado, para mantê-lo funcional e atualizado, possibilitando assim a recuperação das informações mais facilmente.

O ponto chave da revisão é a frequência! Uma revisão semanal irá possibilitar revisitar os itens que devem ser feitos conforme a classificação anterior aplicada, dando segurança das decisões tomadas para realizar as ações que irão gerar maior valor para o período. Além dessa revisão semanal, indico fortemente as verificações diárias para que não se tenha aquela sensação no dia que algo pode estar faltando. 

David Allen cita algo que acontece costumeiramente em nossas empresas, o fato das pessoas se sentirem melhor na última semana que antecede suas férias. E isso não seria por causa do descanso ou de uma possível viagem, mas pelo fato de limpar, fechar, esclarecer e renegociar todos os seus acordos na empresa e aqueles feitos consigo mesmo.

Fazer

O objetivo básico do método apresentado através do fluxo de trabalho é facilitar as boas escolhas do que fazer, em qualquer momento no tempo. Quase que de maneira inconsciente as pessoas acabam passando pelo modelo de 4 critérios para tomada de decisão: Contexto, tempo disponível, energia e prioridade. Veja:

• Contexto: Ao contrário do que se imagina, antes da prioridade vem o contexto! Isso envolve analisar se você tem condições de fazer algo no local onde está e que possui as ferramentas necessárias para fazer. Se essas condições não forem atendidas, você deve selecionar outro item a ser realizado.
• Tempo disponível: Imagine que você tem as condições e as ferramentas necessárias para fazer, porém, o tempo não é suficiente. Nesse sentido, também imagine quando você tem um tempo entre uma entrega e outra ou um tempo livre no deslocamento para um cliente, nesse momento você poderá encaixar algo que possa ser realizado de acordo com as suas condições. Assim você estará utilizando a variável de tempo a seu favor.
• Energia disponível: Determinados tipos de trabalho ou entregas, requerem uma grande energia para serem realizados. Imagine algo que precise de um grande esforço mental para se fazer. Você agendaria essa atividade para o início da manhã ou para o final da tarde após um dia cheio de atividades? Bom, se sua tomada de decisão for como da maioria, certamente buscaria um momento mais tranquilo, com a mente livre para realizar esse trabalho, certamente nos primeiros horários da manhã. Enquanto que para o final do dia, poderá deixar atividades que precisem de um menor esforço para serem realizadas.
• Prioridade: Dado o contexto que você se encontra, o tempo e energia que você tem, utilizamos então o critério de prioridade. Dentre as ações que eu preciso fazer, o que é o mais importante? Assim serão tomadas suas decisões! E claro que geralmente temos muito mais coisas para fazer do que podemos efetivamente executar. Mas para não deixar aquela sensação que poderia ter feito algo diferente ou melhor, confie no método e nas suas decisões baseadas em suas responsabilidades, metas e valores.

Desta forma, ao chegar no final dos cinco passos, você terá exercitado seu sistema estruturado de organização e realizado sua tomada de decisão com critérios para fazer e não fazer, o que deve ser feito e quando deve ser feito!

Após estabelecido o sistema organizado e estruturado, ele deve ser exercitado e melhorado na medida em que é colocado em prática! Então o revise sempre que for necessário, não crie regras complexas para tomada de decisão e principalmente, confie em seus insights e na sua intuição, sempre utilizando um sistema adequado de apoio.

No artigo de hoje, apresentamos um sistema estruturado que pode melhorar sua produtividade na medida em que se coleta, processa, organiza, revisa e executa todos os itens necessários. Apresentamos o fluxo de tomada de decisão do método GTD para que saibamos o que fazer e quando fazer, gerando mais valor para você ou para sua empresa.

Além disso, entendemos o quanto é importante estar consciente do que não estamos fazendo, de acordo com as nossas prioridades e com nosso fluxo estruturado de tomada de decisão.

Por enquanto ficamos por aqui, um grande abraço e até a próxima!

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