Muitos projetos e ações acontecem a todo momento dentro das organizações. Ter uma visão clara, com indicadores que mostrem a situação atual e as tendências, pode tirar a empresa do pensamento abstrato para uma tomada de decisão em cima de números precisos e consistentes.

No artigo de hoje, vamos falar sobre os indicadores-chave de desempenho e como eles devem ser construídos e analisados.

Seja para os projetos, ações ou operações do dia a dia, saiba como definir e medir o que realmente importa e com indicadores corretos.

Aproveite a leitura para refletir se seus projetos e ações possuem os números que mostram as informações que você deve analisar. Vamos lá?

Sem números, sem controle

William Edwards Deming, conhecido mundialmente por ser um dos precursores da melhoria dos processos produtivos, disse: “Sem dados você é apenas uma pessoa qualquer com uma opinião”.

Ainda referenciando o mesmo autor temos a célebre frase: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.” (1950).

Partindo desse pensamento, podemos notar que ter números, dados e informações já é uma necessidade que percorre ao longo dos anos.

Dados e informações

Ter dados sobre determinado projeto ou ação é importante, mas apenas ter os dados não significa que temos informação.

Um projeto pode possuir um dado que está oitenta por cento concluído. Isso é um dado. O fato de ele ter oitenta por cento não diz muita coisa. Para que tenhamos informação, precisaríamos saber o quanto ele deveria estar.

Um projeto está oitenta por cento concluído, mas deveria estar noventa. Isso é uma informação que ele está atrasado.

Muitas vezes somos levados pelo achismo e boa fé, mas são os números que dizem o que realmente está acontecendo.

Indicadores-chave de desempenho

Diversos são os tipos de indicadores que podemos encontrar para nos auxiliar na medição de nossos projetos, ações e rotinas diárias. No entanto, precisamos saber separar aqueles que realmente são chave para que possamos medir o desempenho.

Conhecidos como Key Performance Indicator – KPI, os indicadores-chave de desempenho são métricas que devem ser escolhidas para avaliar o processo de gestão.

O fato de um indicador ser chave quer dizer que ele é primordial e deve ser analisado de perto para que todos possam saber o progresso do que está sendo gerenciado.

Indicadores de vaidade

É muito fácil sermos direcionados a medir indicadores de vaidade, que são aqueles que não trazem a verdadeira informação para auxiliar no processo de tomada de decisão.

Indicadores de vaidade são aqueles que podem nos deixar felizes, mas não convertem em resultados.

Imagine uma pessoa que vende algum produto pela internet. Essa pessoa posta uma foto do produto, tem mil curtidas, mas não vende nenhum item. Ela fica feliz com as curtidas, mas são apenas indicadores de vaidade, pois não converteu em venda.

Indicadores de vaidade são verdadeiros vilões no processo de gestão e não é difícil encontrarmos ele em diversos cenários.

Indicadores-chave primários, secundários e terciários

Para diferentes níveis de gestão podemos ter diferentes tipos de indicadores, o que nos leva a ter que realizar uma análise dos desdobramentos em detalhes distintos para cada necessidade.

1 – Indicadores-Chave de Desempenho primários

Os níveis estratégicos dentro das organizações possuem um conjunto com poucos indicadores, mas que mostram a situação de forma sucinta, enxuta e precisa.

Em uma analogia aos indicadores primários, podemos relacionar os números que mostram se um país está bem ou não.

O Produto Interno Bruto – PIB, que é a soma de todos os bens e serviços que um país produz, e a inflação são dois indicadores que podem refletir muito a realidade em um país. Se esses dois números estiverem ruins, provavelmente esse país está passando por alguma dificuldade.

Dentro das organizações isso não é diferente. Alguns poucos números podem dizer como está a saúde de uma empresa.

2 – Indicadores-Chave de Desempenho secundários

Os indicadores secundários se encontram no nível tático dentro de uma organização. Enquanto os indicadores primários são simplistas e com pouco nível de detalhe, aqui os números precisam ser analisados com um pouco mais de detalhamento.

Ao analisar os indicadores primários, caso seja necessário um aprofundamento, essa segunda avaliação será realizada tendo como base os indicadores secundários. Eles dirão com um maior nível de detalhe como realmente está a situação.

3 – Indicadores-Chave de Desempenho terciários 

Muitas atividades acontecem no nível operacional, o que demanda uma análise mais profunda e detalhada dos indicadores.

Medir a rotina, o detalhe do detalhe. Essa análise acontece no terceiro nível. Normalmente são indicadores mais técnicos e dependem de interação constante.

Embora os indicadores possuam três camadas distintas, elas precisam estar intimamente conectadas, pois os desdobramentos dirão com maior nível de detalhe as razões de possíveis desvios nos Indicadores-Chave de Desempenho de níveis superiores.

Quantidade versus Qualidade

Dizer que quanto maior a quantidade de indicadores, maior o nível de assertividade, pode ser um erro a ser cometido quando esses números não são os que deveriam estar ali.

Uma pergunta para reflexão: quais são os dois ou três números mais importantes que mostram que você está indo para o lado certo?

A imagem nos mostra três indicadores que um time poderia avaliar como sendo chave para medir o desempenho de um projeto.

No KPI um, o projeto teria uma sprint a cada duas semanas, o que levaria a ter duas no mês. Caso apenas uma sprint fosse realizada no mês, poderia significar que o desempenho do time em relação a seguir o método estava abaixo do esperado.

Analisando o KPI dois, cada membro do dia teria uma meta de se dedicar, no mínimo, oito horas por semana. Caso esse número fosse menor representaria uma baixa adesão. Se for maior do que doze também, pois estaria com excesso de horas de acordo com o que foi planejado.

Por fim, o KPI três analisaria a pontuação obtida de cada integrante do time em relação à pontuação obtida em um questionário sobre o projeto que eles estão envolvidos.

Percebam que um KPI interfere diretamente no outro, pois se as sprints não são realizadas, as horas não serão gastas no projeto e, consequentemente, a pontuação será baixa.

Esses números podem estar no nível terciário e quando compilados para os níveis secundário e primário, demonstram como está o engajamento de todas as pessoas que estão envolvidas nos projetos.

Objetivos e Resultados-Chave com KPI

Uma boa saída para se medir os KPIs pode se dar com os desdobramentos dos Objetivos e Resultados-Chave.

Uma vez que os Resultados-Chave são definidos, os KPIs podem mostrar o avanço de cada resultado.

No exemplo de OKR que a empresa quer implantar uma cultura em toda a organização, os KPIs podem auxiliar na medição dos avanços de cada KR nesse projeto.

Objetivo =  Implantar uma Cultura de OKR em todas as áreas da organização.

KR 1 – Ter um comitê com, no mínimo, três pessoas.

KPI 1 – Analisar o perfil de 3 possíveis candidatos por dia em um mês.

KR 2 – Capacitar duas pessoas de cada departamento em OKR.

KPI 2 – Capacitar 10 pessoas por semana.

KR 3 – Ter, pelo menos, um OKR criado em cada departamento.

KPI 3 – Criar 2 OKRs a cada duas semanas.

Essa é uma boa abordagem, pois os KPIs ajudarão a visualizar o progresso dos KRs em busca ao atingimento do objetivo.

Duas perguntas que podemos fazer: existe KPI sem OKR? Existe OKR sem KPI? A resposta é sim para ambas as perguntas.

Podemos ter KPIs que medem diversos outros resultados que não precisam estar necessariamente ligados a OKRs.

Os OKR, uma vez que os KR (Resultados-Chave) também podem ser medidos, podem existir sem o nível de KPI.

Um fato é que a união desses dois universos, OKR e KPI, pode trazer resultados interessantes para todos que precisam traçar objetivos e medir o avanço de cada etapa.

Neste artigo, passeamos pelos Indicadores-Chave de Desempenho que auxiliam na medição da evolução de cada etapa no processo de gestão. Avaliamos que os KPIs devem ser métricas que medem o avanço, não podendo ser apenas indicadores de vaidade.

Vimos também que os KPIs podem se vincular aos OKRs, assim como também eles podem ser medidos de forma independente.

Um forte abraço e até a próxima!

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