Uma vez traçados os objetivos e definido para onde vai, é preciso estabelecer as prioridades para que sejamos direcionados para o rumo correto. Nesse sentido, ao desdobrar os objetivos estratégicos em diretrizes, é necessário realizar a priorização de acordo com os critérios de cada organização.

Essa priorização terá como resultado uma lista de objetivos e diretrizes nos quais devemos nos concentrar para que possamos obter o melhor resultado possível.

Para que esse tipo de priorização não seja totalmente subjetiva, podemos utilizar vários tipos de critérios e de pontuação para esses objetivos. Dessa forma, associamos um modelo matemático como a Matriz GUT para que a priorização seja  mais pragmática.

No artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre como direcionar e priorizar os objetivos estratégicos utilizando a matriz GUT como modelo.

Então, se você se interessou pelo tema e gostaria de entender como aplicar esse modelo em sua estratégia para priorizar seus objetivos e diretrizes, você está no lugar certo.

Esperamos que você aproveite a leitura e consiga refletir sobre como direcionar e priorizar seus objetivos e diretrizes estratégicas utilizando a matriz GUT. Continue com a gente!

Priorização dos objetivos estratégicos

A Estratégia existe para resolver algo, geralmente uma necessidade ou um problema da organização. Assim, as estratégias devem ser direcionadas e priorizadas para que os recursos tenham foco e sejam aplicados da melhor maneira possível. Após definido o Propósito ou objetivo principal da empresa, devemos dividi-lo em partes menores, como fizemos no artigo anterior.

A grande pergunta que fica é: será que teremos recursos suficientes para executar todas as diretrizes elencadas em nossa estratégia? Na maioria das vezes, a resposta será: não. Infelizmente, não temos como executar tudo o que queremos ou precisamos.

Sabe quando na passagem de um ano para o outro, prometemos que entregaremos vários e vários projetos no ano vindouro? Pois bem, na maioria das vezes não conseguimos realizar todas as entregas. Isso se deve ao fato de não temos priorizado e dado foco para isso, acabando por começar muitas coisas e entregar poucas.

No contexto empresarial funciona bem como nesse momento onde queremos ganhar o mundo mas nem sempre temos pessoas e recursos, materiais ou dinheiro suficientes. Então, a grande sacada aqui é se concentrar naquilo que mais importa, no que mais gera resultado para você ou para sua empresa, realizando as entregas direcionadas.

O que é a matriz GUT

A Matriz GUT é uma das várias ferramentas existentes para priorização e que pode nos ajudar na priorização dos objetivos e diretrizes estratégicas. Ela nos ajuda a classificar os desafios utilizando três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência.

A partir dessa classificação, é possível identificar quais os assuntos merecem mais atenção da organização, priorizando o que precisa de ser entregue primeiro, mais rápido ou onde se necessita de mais energia das partes envolvidas.

Como funciona a matriz GUT

Para nos ajudar a evitar a tomada de decisão apenas de forma subjetiva, a Matriz GUT nos fornece critérios que são traduzidos numa fórmula matemática para priorização e tomada de decisão.

O funcionamento da Matriz GUT está ligado nos três critérios que são utilizados para classificar os objetivos e diretrizes estratégicas: G – Gravidade, U – Urgência e T – Tendência. Para cada um desses critérios é atribuído um peso e, ao final, realiza-se o produtos desses pesos atribuídos para classificar os itens analisados. 

Veja o que significa cada um desses critérios:

(G) Gravidade

É o critério que avalia o impacto ou intensidade do problema de que se o objetivo ou diretriz estratégica não for realizada. Essa gravidade pode ser representada de forma quantitativa ou qualitativa dependendo do contexto analisado.

Os pesos ou pontuação podem variar de de 1 a 5, utilizando uma escala tipo likert:

1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave

(U) Urgência

É o critério que está relacionado ao tempo. Quanto mais rápido o objetivo ou diretriz estratégica deve ser implantado, mais urgente a questão deve ser. Nesse sentido, os problemas que possuem um prazo para entrega, algo que possua um período de validade ou até uma agenda com determinação legal, ou seja, com algum limite de tempo determinado por uma norma ou legislação. A grande questão aqui é fazer uma reflexão do que pode ou não pode esperar.

Usando uma mesma escala likert do critério anterior, a pontuação por varia de 1 a 5:

1. Pode esperar
2. Pouco urgente
3. Urgente, merece atenção num curto prazo
4. Muito urgente
5. Extremamente urgente, necessidade de ação imediata

(T) Tendência

Esse é o critério que diz respeito a tendência, ou a evolução da situação em questão. Nesse sentido, avalia se o problema que será resolvido pelo objetivo ou diretriz estratégica pode piorar caso não seja resolvido.

A questão a ser verificada nesse critério é que na ausência de uma ação, a demanda ou problema que que precisa ser resolvido, pode ser manter estável ou se tornar maior com o passar do tempo e com a falta de solução.

A pontuação utilizada para esse critério, na mesma escala já utilizada, varia de 1 a 5 e fica da seguinte forma:

1. Não mudará
2. Vai piorar em longo prazo
3. Vai piorar em médio prazo
4. Vai piorar em curto prazo
5. Vai piorar muito rapidamente

Montando sua Matriz GUT à partir dos objetivos estratégicos

Agora que entendemos o conceito da Matriz GUT com seus critérios de priorização, vamos ver como realizar a aplicação sobre as medidas definidas para atingir o objetivo e as diretrizes estratégicas da empresa.

A primeira tarefa é listar as medidas criadas que resultaram do desdobramento do propósito da empresa. Usando o exemplo do artigo anterior (As diferenças entre objetivos, diretrizes e metas), para empresa que tem o seguinte propósito: Se tornar Ágil e Inovadora, foram estabelecidas as seguintes Medidas:

• Medida 1 – Treinar 50% dos colaboradores no Programa Meliva até o final do ano
• Medida 2 – Aprovar e destinar 5% do orçamento para investimento em projetos de inovação
• Medida 3 – Criar pelo menos 5 projetos Inovadores dentro da Jornada Meliva

Após elencados os itens a serem analisados, devemos atribuir os pesos para cada um conforme o GUT:

• Medida 1 – Gravidade 4, Urgência 5, Tendência 5
• Medida 2 – Gravidade 5, Urgência 4, Tendência 4
• Medida 3 – Gravidade 3, Urgência 3, Tendência 4

Agora para saber o resultado, basta multiplicar os critérios do GUT para ter o ranking para implantação das medidas, que ficará da seguinte forma:

• Medida 1 – (4 x 5 x 3 = 60) – Segunda medida
• Medida 2 – (5 x 4 x 4 = 80) – Primeira medida
• Medida 3 – ( 3 x 3 x 4 = 36) – Terceira medida

Então após atribuídos os pesos, conforme os critérios apresentados para cada uma das medidas pelas pessoas envolvidas no tema e executada a multiplicação entre os fatores, obtém-se a ordem de importância que resulta na priorização. 

Um dos grandes benefícios de utilizar esses critérios é de fazer uma ponderação da análise de todos os envolvidos no planejamento, canalizada para critérios que possam ser traduzidos em números, de maneira simples e objetiva.

Essas prioridades resultantes serão os direcionadores estratégicos que influenciarão a alocação de recursos (financeiros, materiais, pessoas) e, principalmente, a energia organizacional a ser gasta nas ações corretas para cumprir a estratégia definida pela empresa.

No artigo de hoje, entendemos que a Matriz GUT, com seus critérios Gravidade, Urgência e Tendência, é uma excelente ferramenta para priorizar as medidas resultantes do desdobramento dos objetivos estratégicos, estabelecendo a prioridade em que devem ser executadas as ações.

Dessa forma, vimos que estabelecidas essas prioridades teremos um direcionador para aplicar todos os recursos e a energia da organização para a conquista dos objetivos estratégicos.

Agradecemos a companhia e enquanto ficamos por aqui! Obrigado e até a próxima!

Quer saber mais sobre estratégia, agilidade e inovação? Leia os artigos do blog da Meliva! Visite a nossa página de conteúdos gratuitos e baixe nossos e-books, canvas e templates. Ou, se preferir, ouça nosso podcast no Spotify.