O planejamento das ações será o desdobramento final após a priorização da estratégia organizacional. Uma vez identificando as necessidades organizacionais, deve-se agrupar e priorizar as ações em projetos e programas que irão compor o portfólio da empresa.

Com o portfólio priorizado, será possível conectar todas as ações realizadas por áreas ou setores que impactam diretamente na estratégia definida e desenhada para a empresa.

No artigo de hoje, vamos falar um pouco mais sobre como planejar e priorizar essas ações a fim de produzir os resultados esperados na estratégica organizacional.

Portanto, se você se interessou pelo tema e gostaria de entender como planejar e priorizar as ações para atender as estratégias organizacionais, você está no lugar certo.

Esperamos que você aproveite a leitura e consiga entender como planejar e priorizar as ações para atender sua estratégia organizacional. Vamos lá? Continue com a gente!

Base para o planejamento de ações: Prioridades Estratégicas Definidas

Como vimos no artigo anterior, onde entendemos como classificar e definir as prioridades estratégicas, essa será a base para o nosso planejamento, realizando a gestão do Portfólio.

A estratégia organizacional deve refletir várias perspectivas da empresa, por isso, ao planejar uma ação ou conjunto de ações que darão origem a um ou vários projetos, temos que obrigatoriamente ter a leitura e a noção do todo.

Ao juntar tudo o que devemos fazer e entregar, estamos falando da composição do Portfólio Organizacional, onde estão todos os Programas, Projetos e por fim as Ações que devem ser entregues para cumprirmos os objetivos Estratégicos da empresa.

Definindo o portfólio: agrupando ações em projetos e projetos em programas

Segundo o guia PMBOK, portfólio é definido como projetos, programas, portfólios subsidiários e operações gerenciadas em grupo para alcançar os objetivos estratégicos.

Já o gerenciamento de Portfólio é a centralização de um ou mais portfólios para alcançar os objetivos estratégicos. Os programas ou Projetos do Portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados.

Dessa forma, a composição do Portfólio será o resultado do Planejamento e da priorização das ações dentro da estratégia, uma vez estabelecido e entendido o propósito da empresa.

Ao realizar, então, o desdobramento dos objetivos em ações, a primeira estância de planejamento será configurada num projeto. O Projeto é definido como algo com um objetivo específico, que produz um resultado novo dentre de limites de tempo e custos e outros princípios. 

Nesse sentido, as ações voltadas para atender a um determinado objetivo que não são executadas diretamente na operação através dos processos devem ser agrupadas em projetos, por exemplo:

1. Criar e disponibilizar um novo serviço de vendas automatizado no site para o cliente
2. Integrar o serviço de atendimento automatizado no site da empresa
3. Treinar os colaboradores em Estratégia e Inovação
4. Treinar os Colaboradores em Metodologias Ágeis 

Esses projetos deverão contemplar todas as medidas até então desdobradas no planejamento estratégico. E, dessa estrutura de projetos, resultarão as ações com prazos, responsáveis e custos atribuídos para sua respectiva execução.

Planejando as ações organizadas por afinidade, definindo programas

O gerenciamento de programas é definido como a aplicação de conhecimentos, habilidade e princípios para atingir os objetivos do programa e obter benefícios e controle que de outra forma não estariam disponíveis através do gerenciamento individual dos componentes deste programa, segundo o Guia PMBOK.

Desta forma, aqui entendemos que obteremos mais sucesso e usaremos de maneira eficiente os recursos, quando visualizamos as interconexões das ações e dos projetos. Assim podemos economizar tempo e esforço no planejamento e priorização, veja o exemplo da composição dos Programas:

• Programa de Automação do Atendimento e de Vendas: esse programa englobará e tratará de forma conjunta todos os projetos e esforços que envolvem o atendimento e as vendas de forma automatizada aos clientes. No exemplo anterior, compreendem os projetos dos itens 1 e 2.
• Programa de qualificação e treinamento dos colaboradores da empresa: esse programa unirá todos os projetos e iniciativas da empresa em capacitar os colaboradores em Estratégia, Agilidade e Inovação. Estariam atendidos os projetos dos itens 3 e 4.

Uma vez que entendemos a relação entre os projetos e todas as iniciativas, evitamos que os projetos sejam ilhas isoladas dentro das organizações. Buscamos o conceito de arquipélago, onde tudo está conectado ou faz parte de um objetivo maior, neste caso, a da estratégia organizacional.

Priorizando o Portfólio

Uma vez classificadas as prioridades estratégicas, como vimos no resultado da aplicação da Matriz GUT, devemos passar por outro processo para contribuir no planejamento e priorizar o Portfólio.

Decidir o que deve ser feito é relativamente a parte mais fácil do planejamento. Uma vez sabendo onde queremos chegar, distribuir os recursos da maneira correta, montado as fases de planejamento frente às necessidades levantadas, se torna um grande desafio. Por isso, passamos por mais outras camadas de priorização, para que possamos analisar, dentro do contexto empresarial, outras perspectivas.

Dessa forma, vamos agora para priorização do Portfólio, elegendo os programas e projetos que serão selecionados de acordo com os critérios estabelecidos por cada tipo de organização.

Indicadores para priorização dos Projetos e Programas Estratégicos

Para estabelecer as prioridades do Projetos e Programas Estratégicos, podemos utilizar indicadores como: VPL, TIR, Payback e ROI. Esses indicadores são muito importantes para medirmos o lado financeiro dos investimentos realizados. 

Vamos ver um pouco mais sobre cada um:

VPL (Valor Presente Líquido): é definido como sendo o valor presente de pagamentos futuros descontado uma taxa de custo de capital. É projetado o fluxo de caixa associado a um investimento e estão esse valor é trazido para o presente, calculando quanto esse dinheiro valerá hoje. É um indicador de rentabilidade e usado para viabilidade econômica do projeto. Para que o Projeto seja considerado viável com este indicador, ele deve ser positivo.

TIR (Taxa Interna de Retorno): é um indicador financeiro que avalia qual a taxa de retorno de um projeto. Está ligado diretamente ao VPL, pois significa a taxa de desconto necessária para fazer com que ele seja zero. Isso porque quando o VPL atinge zero, significa que tudo o que foi investido no projeto retornou.

Payback: é um indicador de rentabilidade do projeto, que significa o tempo decorrido até que o lucro líquido de investimento se iguale ao valor investido. Interessante para fornecer o grau de liquidez do projeto, demonstrando o tempo do retorno do investimento.

ROI (Retorno sobre o Investimento): é um indicador de rentabilidade que indica o resultado do retorno obtido a partir de investimento realizado, demonstrando a rentabilidade do projeto. Quanto maior o ROI, melhor será o investimento e maior o retorno obtido pelo projeto.

Indicadores para priorização dos Projetos de Inovação

Além dos indicadores tradicionais que medem o possível retorno da carteira de projetos e programas do portfólio, temos os indicadores que demonstram outras perspectivas quando tratamos de inovação, usando indicadores como CAC, LTV e o Churn.

Vamos entender um pouco mais sobre cada um deles? Veja:

CAC (Custo e Aquisição de Clientes): é o valor monetário que é gato em vendas, canais, marketing e outras despesas relacionadas para adquirir um novo cliente

LTV (Life Time Value ou Valor de Vida Útil): é o valor monetário captado para o negócio durante a vida estimada do relacionamento do cliente com a empresa. Ou seja, quanto um cliente gasta em média durante o tempo em que permanece em seu relacionamento junto com a empresa

Churn (Turnover ou rotatividade de Clientes): é o percentual de clientes perdidos num determinado período. Mede a capacidade da empresa de reter seus clientes ao longo de um período de tempo.

Assim, utilizando vários indicadores para analisar sob várias perspectivas os projetos e programas, teremos um portfólio organizado, planejado e priorizado de forma ideal para a conquista dos objetivos da Estratégia Organizacional desenhada.

No artigo de hoje, vimos como planejar e priorizar as ações através da estrutura de Projetos, Programa e Portfólio. Essa estrutura dará a base para execução de todas as ações que produzirão a estratégia organizacional.

Para saber o que gera mais valor e que deve ser realizado prioritariamente, passeamos pelos principais indicadores de análise de viabilidade de projetos, sejam os projetos mandatórios, estratégicos ou de inovação. 

Dessa forma, a empresa deve selecionar e aplicar esses indicadores conforme suas necessidades buscando conquistar os seus objetivos estratégicos.

Por enquanto ficamos por aqui, um abraço e até a próxima!

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