Crie números para medir qualquer tipo de projeto

Indicadores globais de projetos são números que existem para medir qualquer tipo de projeto. Eles podem ser utilizados para avaliar como os projetos estão, tanto individualmente, quanto em conjunto.

Vamos entender neste artigo como definir e utilizar indicadores para medir projetos de diferentes naturezas e aplicações.

Indicadores globais de projetos

Quando se trabalha com projeto inevitavelmente precisamos medir como está o andamento. Esse resultado pode ser obtido através dos indicadores, mas como saber definir números que possam medir diferentes projetos com a mesma metodologia numérica?

Essa resposta será dada ao longo deste artigo. Além das respostas, outras ideias e percepções serão obtidas através de exemplos que podem ser aplicados em qualquer cenário onde se deseja analisar numericamente os projetos.

Por definição do Project Management Institue – PMI, que é um dos maiores institutos de gerenciamento de projetos do mundo, projeto é um esforço temporário empreendido para gerar produtos, serviços ou resultados. A natureza temporária nos leva a conclusão de que os projetos possuem um cronograma que os delimitaram na linha do tempo.

Essa delimitação se dará através do cronograma que, consequentemente levará às medições de prazo no projeto.

Assim como o cronograma, os recursos financeiros de um projeto são finitos, o que também leva a uma necessidade de medir quanto se previu gastar e quanto realmente está sendo gasto no decorrer do projeto.

Não se limitando a esses dois indicadores, prazo e custo, outros podem ser considerados para medir qualquer tipo de projeto. Isso faz com que esse tipo de indicador se torne global, pois todos os projetos podem fazer uso deles para planejamento e acompanhamento durante todo o ciclo de vida.

Indicadores globais Portfólio

Portfólio é o conjunto de projetos que uma empresa possui e irão ajudar a atingir os objetivos estratégicos.

Uma empresa precisa saber onde está e para onde está indo. Esse direcionamento pode ser obtido através da análise dos indicadores de portfólio.

Esses indicadores são definidos de acordo com a estratégia da empresa. Usualmente eles são a compilação dos demais números gerados em níveis táticos e operacionais.

O planejamento estratégico, ato de as empresas definirem suas metas para horizontes que podem variar de um, dois, três, cinco ou mais anos, oferece direcionamento de onde a empresa quer chegar e quais são os números que dirão que elas estão no caminho correto. Esses números são os indicadores de portfólio.

Podemos ver um exemplo de indicadores de portfólio na figura 1.

Figura 1 – Indicadores de Portfólio

No exemplo da figura 1 temos todos os projetos de uma organização, aqui representada de forma fictícia, com efeito de exemplificação.

Nos portfólios temos um total de doze projetos, sendo que destes, oito estão no prazo, representando 66%. Isso já fornece uma informação que a maioria dos projetos está dentro do prazo estipulado no planejamento.

Continuando com a análise, dois projetos estão atrasados, representando 16% do total. Esse número pode ser pequeno, mas caso esses fossem os projetos prioritários, mesmo sendo pequeno, poderia gerar um alerta.

Assim como os projetos em atrasos, outros dois estão em alerta, indicando que há uma tendência de atraso. Isso pode acender um alerta, pois caso essa tendência se concretize a empresa sairia de 16% de projetos atrasados para 32%.

Assim como cronograma, essa análise poderia ser analisada para custos, projetos por área, tipo e outros elementos.

Essa simples análise pode fornecer informações que ajudariam nos planejamentos dos próximos projetos, uma vez que, analisadas as causas, poderia gerar o seguinte questionamento: estamos planejando correto e executando errado ou não estamos planejando corretamente?

Indicadores globais de projetos

Como podemos analisar nos indicadores de portfólio, todos os projetos foram agrupados através da análise dos indicadores de cronograma e custo.

Para que seja possível a análise do portfólio, uma análise de projeto a projeto precisa ser construída, pois não há portfólio de projetos sem projeto.

A construção de indicadores globais de projeto deve olhar para a necessidade estratégica da organização, para que eles façam sentido e estejam ligados e possam formar os indicadores de portfólio.

Vejam uma exemplificação de indicadores de projetos:

Figura 2 – Indicadores globais de projeto

Na 2 podemos ver um exemplo de indicadores de projeto mostrando que ele está 49% concluído. Ainda analisando o percentual concluído, poderia ainda medir o percentual que deveria estar. Essa necessidade pode variar de cenário para cenário.

Com sequência de análise, o painel nos traz o percentual de conclusão de cada entrega do projeto, o que pode fornecer a informação de qual o status atual do projeto e quanto ainda falta até o seu término.

Para compor esse painel, outros números poderiam ser inseridos, como o custo previsto versus o realizado, quantidade de entrega prevista versus a quantidade de entrega realizada, dentre outros.

Como estamos falando de indicadores globais, precisamos entender que, qualquer número inserido neste painel deve ser capaz de se adequar a qualquer tipo de projeto. Caso a resposta seja negativa, então estamos falando de indicadores DO projeto, assunto de outro artigo.

Importante pensar que nem só de custo e cronograma vivem os projetos.

Figura 3 – Custo e Cronograma

Imagine que você crie um projeto de captação de mil novos clientes dentro de doze meses. O projeto pode estar no custo e prazo planejados, mas se não estiver captando cliente, serão apenas indicadores de vaidade.

Medir custo e cronograma é de fundamental relevância, mas um olhar para os indicadores DO projeto especificamente deve ser realizado.

Outra análise interessante é a definição de limites para se fazer uma solicitação de mudança quanto o cronograma e custo desviarem significativamente do planejado. Será um total de dias e valores, percentual etc.?

Com análise final, se todos os projetos estiverem totalmente alinhados, uma compilação dessas informações no nível estratégico será mais fácil e trará mais benefícios às organizações e pessoas que precisarem desses dados.

Conclusão

Vimos que alguns indicadores podem ser aplicados a qualquer tipo de projeto, podendo ser definidos como indicadores globais de projetos.

Ainda podemos entender que os indicadores de portfólio são a junção dos demais indicadores de projetos. Para que essa junção seja possível é preciso existir uma padronização na criação desses números.

Agora que você viu os benefícios de ser ter indicadores que possam ser utilizados em qualquer tipo de projeto, que tal compartilhar suas ideias e medir aquilo que realmente importa e faz sentido?

Forte abraço e até a próxima.

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Defina números exclusivos para seu projeto

A definição de indicadores que indiquem que seu projeto está ou não no caminho certo pode ser a chave para o sucesso.

Muitos números podem ser utilizados para medir como anda o andamento de um projeto, mas o grande objetivo é descobrir aqueles que realmente consigam dar a real situação do progresso e que façam sentido.

Navegue por este artigo e descubra como definir números exclusivos para cada tipo de projeto e como separar os diversos tipos de indicadores.

Boa leitura e bons indicadores.

Introdução ao universo dos indicadores 

Medir o resultado de alguma ideia, projeto, ou mesmo da operação é uma tarefa de extrema importância em qualquer cenário, mas o grande desafio é descobrir quais números representarão a situação em cada momento de uma jornada.

Quando falamos de indicadores, diversas são as possibilidades que temos para criar aleatoriamente painéis com gráficos lindos, mas que podem não fazer sentido algum.

Vejamos um exemplo simples: a imagem 1 mostra uma quantidade de pessoas participando de uma prova de corrida de rua.

Cada pessoa nesta imagem pode ter um objetivo diferente. Uma pessoa pode querer bater a meta de correr sua décima corrida no ano, enquanto a outra quer baixar o seu tempo em relação à última corrida.

Caso uma das pessoas queira ganhar a prova, seus objetivos e indicadores serão totalmente diferentes, pois o projeto dele é outro.

Fazendo uma analogia ao universo empresarial, cada pessoa na corrida teria seu projeto individual, com números exclusivos que façam sentido apenas para o objetivo para qual esta ideia foi concebida.

Níveis de indicadores 

Com um olhar para o ambiente corporativo, os indicadores podem, e em alguns casos devem, ser definidos para atender diferentes níveis hierárquicos.

A imagem 2 nos dá uma ideia de como essa divisão hierárquica pode ocorrer quando há a necessidade dessa decomposição dos números.

Da esquerda para a direita temos: 

  • Indicadores DE projetos: 

Os indicadores DE projetos são aqueles que podem ser utilizados por qualquer projeto, sem a necessidade da exclusividade. Quaisquer projetos podem ter uma medição de custo, que pode ser obtida através do Indicador de Desempenho de Custo – ICD.

Da mesma forma que podemos medir o custo, o prazo pode ser medido através do Índice de Desempenho de Prazo – IDP, que pode ser inerente a qualquer projeto.

Esses indicadores possuem a característica de serem globais, pois podem ser aplicados de forma generalizada.

  • Indicadores de Portfólio 

As empresas possuem suas missões, visões, valores, propósitos e outros itens ligados à estratégia organizacional. Para que se consiga enxergar se elas estão ou não atingindo seus objetivos estratégicos, uma das maneiras é ter os indicadores de portfólio, que medem a saúde de todos os projetos unificados.

Os indicadores de Portfólio servem para dar uma visão global da empresa e fornecer informações estratégica que serão de fundamental importância no processo de tomada de decisão. Geralmente não é a quantidade de números, mas sim a qualidade, pois as análises nesse nível devem ser enxutas e precisas.

  • Indicadores DO projeto 

Esse tipo de indicador é muito singular, pois cada projeto tem a sua idiossincrasia, particularidade, e apenas números específicos conseguirão medir os seus resultados. Cada projeto é único.

Caso um projeto esteja sendo desenvolvido para captar clientes, a quantidade de novos que entram todo mês é um importante número, mas que faz sentido apenas   para este cenário.

Para entendermos melhor como é realizada a definição de indicadores DO projeto, objetivo principal deste artigo, vamos aprofundar em um cenário mais específico.

O que medir? Quantidade de processos mapeados e validados em um determinado período. 

Objetivo: Medir o andamento do projeto em relação ao escopo definido 

Como medir: definir a quantidade de processos a serem mapeados e confrontar com os que forem mapeados durante o projeto. 

Como visualização dos indicadores teremos: 

Na imagem podemos identificar que uma quantidade de processos mapeados por semana foi definido com a seguinte regra: de zero a um processo mapeado é ruim. De um a dois é atingimento de meta. Acima de dois existirá uma superação. 

Medir apenas a quantidade de processos mapeados pode levar a um engano na percepção de qualidade, pois os critérios de sucesso podem não estar sendo atingido. Visando garantir essa qualidade, será medida a quantidade de processos validados ao final do mês.

Neste caso hipotético, como serão mapeados dois processos por semana, então, pelo menos, oito processos precisam ser validados dentro do padrão de qualidade.

Em uma validação, caso apenas quatro processos mapeados sejam validados, então teremos um padrão abaixo do esperado. De quatro a seis validações ainda estará abaixo da meta. Com oito ou mais processos validados há um atingimento do resultado esperado.

Qualquer valor acima de oito será considerado um ponto positivo.

Percebam que estes números só fazem sentido para um projeto de mapeamento de processo. Por isso, depende muito da singularidade do que se está querendo medir.

Ainda como análise, poderíamos ter uma visão de cronograma e custo deste projeto, medindo como está o desempenho, mas, mesmo se estes dois elementos estivessem dentro do esperado e a quantidade de mapeamento e validações fossem insatisfatórias, o projeto não estava no caminho certo.

Medir algo que não faz sentido para o projeto pode se transformar em indicadores de vaidade. Preenchem nosso ego, mas não fazem sentido para o negócio.

Exemplificação 

Classificando o entendimento sobre os indicadores DO projeto, vejamos o exemplo de um projeto que irá mapear os processos em uma determinada organização.

Neste caso, apenas os indicadores que medirão os resultados dos processos mapeados e informação relativas ao mapeamento fazem sentido.

Conclusão

Podemos perceber que indicadores, quando bem definidos, podem nos trazer um ambiente de mais assertividade no processo de tomada de decisão. A quantidade aqui não é o mais importante, mas sim a qualidade do que se está medindo.

Um conjunto de números que consigam mostrar a real situação, tendências e outras informações relevantes podem fazer toda diferença. Para isso é preciso um trabalho de investigação para determinar quais números realmente mostrarão os critérios de sucesso.

Vimos ainda que indicadores DO projeto são números exclusivos para medir um tipo específico, podendo fazer todo sentido para um cenário e nenhum sentido para outros projetos que precisarão de seus próprios números.

Agora que você entendeu como definir números exclusivos para seu projeto, reflita e compartilhe seus entendimentos com mais pessoas.

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