Vamos considerar que você recebeu, da pessoa que mais ama, um presente inesperado.
Como você imaginaria o pacote desse presente?
Estaria envolto em um embrulho bonito, bem-feito e personalizado para você?
Independentemente do conteúdo desse embrulho, o sentimento em sermos presenteados depende de vários elementos sensoriais e emocionais combinados entre si.
Por exemplo, o ritual clássico de um pedido de casamento retrata muito bem esse momento.
Em uma imagem mental tradicional, imaginamos que alguém, em um local inspirador, se ajoelha diante de outra pessoa, tira do bolso uma caixa de veludo preto e recita a famosa frase; “Quer se casar comigo?”, enquanto abre a caixa contendo um reluzente anel de brilhante para selar esse pedido de amor.
Neste caso ocorreu uma apresentação de alto impacto, com direito a encenação, cenografia e contexto.
Se a pessoa proponente disser: “Sim!”.
O call-to-action (chamado para a ação) foi conquistado e a apresentação de alto impacto foi um sucesso.
No mundo dos negócios, como podemos realizar apresentações tão memoráveis e impactantes para os nossos clientes ou investidores que causam o mesmo nível de efeito sobre a audiência?
É sobre a técnica de criar apresentações de alto impacto que vamos falar a seguir.
Tenha algo para apresentar
Antes de criar uma grande apresentação, responda para si a seguinte pergunta:
O que a audiência verá quando eu desembrulhar o presente?
Tenha a segurança de que o embrulho do seu presente é compatível com a expectativa que você gerou durante a sua apresentação.
Imagine a frustração da outra pessoa ao se preparar para ouvir um pedido de casamento e ver uma aliança em sua frente, na verdade, se depara com um convite para viajarem juntos no final do ano!
Note que o presente (uma viagem a dois) pode ser considerado muito romântico e oferecido com muito amor, mas a apresentação de alto impacto foi exagerada e criou expectativas acima da realidade.
Então, jamais venda algo melhor do que você vai, de fato, entregar a sua audiência. Ela se sentirá ofendida e enganada.
Neste caso, você deve criar uma apresentação compatível com a expectativa.
Por exemplo, no final do jantar a dois em um restaurante, o garçom traz a conta e entrega nas mãos do presenteado, mas ao invés de vir o valor a pagar, encontra duas passagens para o destino escolhido.
Foi mais simples e mais compatível com o contexto, concorda?
No contexto profissional, sua apresentação de alto impacto deve criar exatamente a expectativa que você espera da audiência quando se deparar com seu produto, serviço ou projeto.
Não há limitações de criatividade quando vamos vender algo para alguém, mas o bom senso e a empatia devem prevalecer.
Conheça a audiência antes de preparar sua apresentação
A apresentação deve ser entendida como um processo que levará a sua audiência em uma jornada emocional e racional para que, ao final, as pessoas que você deseja sensibilizar possam, imediatamente, responder positivamente (ou negativamente) à sua oferta.
Por exemplo, se você vai apresentar uma proposta de projeto para ser desenvolvida na sua empresa, deve preparar toda a apresentação para convergir no seu pedido final.
Então, tenha a certeza de apresentar seu projeto para as pessoas que têm a autonomia para dar sequência no seu pedido.
Caso você esteja em busca de dinheiro para desenvolver seu projeto, você deve criar uma apresentação para as pessoas que têm autorização para liberar esse recurso para você.
Se você precisa de pessoas para integrar seu time, é provável que sua apresentação deve ser criada para gestores de RH e para os líderes responsáveis pelas pessoas que você precisa.
Agora, se o seu projeto terá um grande impacto na estratégia de negócios da empresa, é bem provável que sua apresentação tenha que ser criada para a alta diretoria e para a presidência da empresa.
Monte um roteiro com as partes mais importantes
Antes de produzir o conteúdo que tem em mente, é fundamental que você saiba quais serão os pontos críticos da sua apresentação.
O que não pode faltar durante o seu breve momento diante da sua audiência?
Essa pergunta parece óbvia demais à primeira vista, afinal sabemos que devemos dar informações fundamentais.
Contudo, o maior erro nesta fase de elaboração do roteiro é nos prendermos ao que nós achamos importante mostrar ao invés de apresentarmos o que a audiência quer ver.
Aqui a falta de empatia corporativa pode levar a sua apresentação ao fracasso.
O fracasso a qual me refiro é não gerar reação positiva da sua audiência por falta de informações suficientes para tomada de decisão.
O tempo deve ser seu aliado
Para a elaboração de uma boa apresentação de negócios, precisamos considerar que o tempo deve ser usado ao seu favor e quanto mais rápido você conseguir transmitir a sua mensagem final, maior será a probabilidade de atingir seu objetivo esperado.
Ser rápido nesse contexto não significa que você deve falar acelerado ou fazer as coisas às pressas.
De fato, a rapidez está associada ao menor tempo necessário para que a audiência compreenda a sua mensagem e concorde em prosseguir com o seu pedido final.
Uma das maneiras mais eficientes de garantir que o tempo estará ao seu favor é definir a duração da sua apresentação, antes de planejá-la.
E dimensione o conteúdo para que seja apresentado em uma velocidade compreensível para o seu público.
A maior vantagem de definir um tempo máximo de apresentação é a consciência que teremos em manter apenas o que o outro lado precisa saber, excluindo todas as informações que geram ruídos na comunicação.
Em resumo, queremos produzir uma apresentação enxuta.
A partir da consciência do tempo ideal de duração da apresentação, devemos listar os tópicos mais importantes que devem ser apresentados.
Como referência vou restringir a duração da apresentação de alto impacto em cinco minutos.
Então, eu terei até 5 min para finalizar a minha apresentação e conseguir as reações positivas do público que estará presente.
Se você acha que cinco minutos é pouco tempo, imagine o impacto que pode significar para uma empresa reunir diversos membros da diretoria, pessoas da gerência e demais pessoas interessadas em entender a sua proposta.
Acredite, mas em uma empresa de grande porte, reunir essas pessoas pode custar R$ 1.000,00 por minuto.
Estrutura de um pitch executivo
Agora que entendemos que cada minuto é precioso, o que não poderá faltar em nossa apresentação?
Uma boa referência para começarmos é seguir a estrutura clássica do Pitch Presentation para executivos da sua empresa avaliarem propostas de projetos.
Esse formato de apresentação, sugere a seguinte sequência de tópicos:
- Tela de abertura com o nome do projeto, produto ou negócio a ser apresentado;
- Problema identificado que justifique a necessidade da sua solução;
- Persona que sente diretamente as dores causadas pelo problema;
- Maneiras típicas com que esse persona tenta aliviar, sem sucesso, sua dor;
- Solução oferecida por você;
- Benefícios conquistados pelo persona com a solução proposta;
- Oportunidade de mercado do produto;
- Estágio atual do projeto;
- Próximo estágio a ser desenvolvido e sua duração prevista;
- Pessoas envolvidas atualmente no projeto;
- Recursos necessários para o desenvolvimento (financeiros, humanos e tecnológicos);
- Retorno esperado ao final do projeto;
- Encerramento com agradecimentos e reforço do call-to-action.
Formato da apresentação
Entenda que a sequência acima é uma sugestão. Cada pessoa deve avaliar quais tópicos devem estar presentes e quais tópicos podem ser retirados da apresentação a fim de economizar tempo, sem prejudicar a sua apresentação.
Além disso, a apresentação pode ser produzida de diversas formas, tais como:
- Slides em PDF para leitura do público;
- Apresentações em Power Point com a presença simultânea do “vendedor” do projeto;
- Apresentações em vídeo narrado ou gravado;
- Ou outras maneiras mais criativas.
A escolha do formato deve ser compatível com as necessidades técnicas e as expectativas da sua audiência.
Treinar, treinar e treinar
Sempre haverá uma considerável diferença entre a apresentação real e o que você planejou para esse momento.
Geralmente, planejamos algo mais impactante do que vamos executar de fato.
Isso é normal, afinal em nossa mente criativa, sempre podemos imaginar pessoas nos aplaudindo de pé, nossos líderes nos parabenizando pela apresentação impecável.
Mas a realidade é cheia de armadilhas.
Queda de energia elétrica no auditório, internet instável, atrasos do público, desequilíbrio emocional do apresentador.
Esses são alguns dos fatores que diminuem o impacto final da sua apresentação.
Portanto, se você deseja reduzir os riscos de ter sua apresentação arruinada, ou pelo menos, se você deseja se aproximar o máximo do que foi planejado, é necessário ensaiar.
Grandes espetáculos de teatro, shows musicais ou de dança são ensaiados exaustivamente até que os apresentadores se sintam confiantes para desempenharem o que esperam.
Lembre-se que nem sempre conseguimos uma segunda oportunidade para termos nossas ideias, projetos e planos sendo colocados em prática.
Assim, embalar o seu presente de modo que as pessoas fiquem ansiosas para ver o conteúdo é igualmente relevante como preparar sua apresentação para que a audiência se sinta presenteada por você ao final.
Agora é com você! Organize suas ideias, crie seu roteiro e elabore uma apresentação impactante para todos.
CEO na Meliva
Design Thinking Specialist.
Professor e especialista em inovação corporativa.
Engenheiro de computação e físico com ênfase em quântica.
