Definir um ritmo que seja sustentável e medir o avanço de um projeto não é tarefa fácil, mas algumas ferramentas e técnicas podem nos ajudar.

Quando temos um projeto ou uma demanda para entregar, o grande desafio pode ser o de ter uma constância que seja compatível com a capacidade do time.

O fato de ter que gerar entregas e ainda lidar com as interferências do dia a dia pode ser o grande desafio nessa jornada.

Vamos entender como podemos garantir um ritmo sustentável e ainda medir se as entregas realmente estão acontecendo conforme o planejado.

Projetos e rotinas

Por definição, projeto possui início meio e fim. Isso significa que existe uma data para ser finalizado.

Quando planejamos um projeto e definimos uma data de entrega, estamos alimentando as expectativas de todos os envolvidos e isso, assim como muitas outras variantes, tem os pontos positivos e os negativos.

Como pontos positivos podemos citar que neste caso existe um alinhamento do que será entregue e quando. Por outro lado, caso as expectativas não sejam atendidas, as frustações podem atrapalhar o bom andamento do projeto.

Para que se possa datas mais assertivas, é preciso um bom planejamento e alguns pontos devem ser levados em consideração durante esse planejamento.

Se o planejamento for para um projeto, é preciso pensar que interferências de tarefas do dia a dia poderão afetar a execução das entregas, como ilustra  imagem 1.

A imagem 1 ilustra um cenário onde uma pessoa planeja trabalhar duas horas, durante um período de dez dias úteis, totalizando vinte horas de trabalho.

Durante a execução, por diversas interrupções, a pessoa consegue trabalhar apenas meia hora por dia, tendo um total de cinco horas realmente trabalhadas.

Essas interrupções provavelmente prejudicarão as entregas, pois em condições normais, fazer o mesmo trabalho que precisaria de vinte horas em cinco pode não ser exequível.

Um dos pontos primordiais durante o planejamento é prever a quantidade de tempo que a pessoa realmente vai se dedicar às atividades do projeto.

Para isso uma boa negociação e uma boa definição de atividade serão necessários para não haver muita diferença entre o planejado e o executado.

Planejamento da capacidade

Quando falamos de capacidade precisamos entender que uma atividade ou entrega que leva duas horas para ser executada somente levará duas horas se tiver dedicação total durante a sua realização.

É comum planejarmos uma atividade em duas horas, por exemplo, e nos esquecermos que temos outras diversas atividades em paralelo para fazer.

Normalmente temos oito horas de trabalho durante um dia e precisamos distribuir essas horas com várias atividades. No entanto, dificilmente conseguiremos dedicar as horas, horas para produção, pois temos pausas e interrupções que nos roubarão alguns minutos ou mesmo horas durante esse período.

Para reduzirmos essa probabilidade, durante o planejamento precisamos entender e prever uma quantidade de tempo para projetos, construção de algo, e horas para rotinas diárias e possíveis interrupções.

A imagem 2 nos ajuda a visualizar esse cenário.

Ao planejarmos uma entrega e definirmos as atividades precisamos estimar quantas horas realmente iremos trabalhar. No exemplo, o planejamento estima duas horas diárias, durante um período de dez dias, tendo um total de vinte horas de trabalho.

Caso a pessoa tenha oito horas de trabalho diárias, ela terá uma dedicação de duas horas desse período para o projeto e as outras seis horas serão distribuídas em outros projetos e demandas concorrentes.

Mesmo sabendo que temos oito horas de trabalho diário, inevitavelmente não conseguiremos dedicar cem por cento desse tempo para produzir. Vejamos um exemplo simples: Chegamos oito da manhã, tomamos um café de dez minutos, temos necessidades fisiológicas, ligações, e-mails para ler, dentre outras coisas. Diariamente, dependendo da pessoa ou do cenário, até mais de uma hora podem não serem consideradas produtivas.

Esses minutos ou horas que não são dedicadas a produção não podem ser consideradas desperdiçadas, pois precisamos delas para repor as energias ou mesmo nos desligar de algumas tarefas por algum tempo até que encontremos a solução.

Por esses e outros motivos precisamos planejar o quanto realmente conseguimos nos dedicar à produção de atividade dentro de um período de tempo.

Outro fator importante sobre dedicação está ligado ao fato de que uma pessoa ou área pode levar duas horas para fazer uma atividade, desde que exista apenas uma para ser feita por vez.

Imagine que um departamento jurídico determine que um processo leva duas horas para ser analisado. Se chegar dez processos ao mesmo tempo, terá que ser feito um cronograma de análise, pois os dez não sairão em duas horas apenas.

Medir a produtividade

Vimos que manter o ritmo não é uma tarefa fácil e ainda precisamos gerar entregas. Para isso precisamos medir a produtividade.

Manter o ritmo apenas pode não garantir necessariamente que estamos gerando as entregas necessárias.

Existem diversas ferramentas, computacionais ou não, e técnicas que nos ajudam a medir se estamos entregando o que realmente precisa. Uma dessas ferramentas é o gráfico de Burndown. Vamos entender como funciona.

O gráfico de burndown nos ajuda a visualizar, de cima para baixo, a quantidade de atividades, entregas ou outro elemento na linha do tempo.

Imagine que em um período de dez dias uma quantidade de atividades precisa ser entregue. Nesse caso é estimada a quantidade de atividades dia e a quantidade de horas para realização de cada uma delas.

SPRINT 1	Horas
Definir gestão de demanda	20
Definir gestão de projeto	20
Configurar gestão de demanda	10
Configurar Gestão de Projeto	15
Definir ideia	8
Definir gestão de portfólio	8
Configurar Gestão de portfolio	4
Criar projeto modelo	5
Seguir o fluxo do projeto	6
Testar funcionalidades	4
Restante	100
Estimado	100

No exemplo acima, cada atividade teve a sua estimativa de horas necessárias para sua realização, durante um período de dez dias.

Posteriormente essas atividades serão medidas ao longo do tempo.

Analisando os dados podemos notar que foram informadas as horas reais em cada atividade estimada. A atividade marcada em amarelo, “configurar gestão de demanda”, já gastou todas as horas estimadas e a atividade em vermelho “Configurar gestão de portfólio” já extrapolou em duas horas o estimado.

Olhando para o gráfico de burndown podemos analisar como está a entrega no quinto dia.

Em uma análise rápida podemos notar que a quantidade de horas necessárias para realizar as atividades não serão suficientes.

Isso se dá pelo fato de que mais horas foram gastas nos cinco primeiros dias da entrega. Essa visão ajuda o time a entender que, se o mesmo ritmo for mantido, a quantidade de horas disponível acabará e não será possível realizar todas as tarefas.

Essa análise pode ser feita diariamente, desde o primeiro dia da entrega, pois o quanto antes for descoberto o problema, maiores são as chances de corrigir em tempo hábil.

Assim como o gráfico de burndow, existe a possibilidade de medir o avanço, através do gráfico de burnup.

Fazendo a mesma analogia do gráfico de burndown, o gráfico de burnup mede o avanço de baixo para cima, mas a regra de utilização utiliza a mesma base: quantidade de algo a ser medido durante um período de tempo.

Conclusão

Definir o ritmo e medir o desempenho pode ajudar os times a entenderem a cada ciclo de medição se a velocidade está legal e as entregas estão ocorrendo conforme o esperado.

Assim como indicadores de projetos e demandas, é importante medir o ritmo do time para ver se a capacidade será suficiente, se velocidade está condizente com a necessidade do que precisa ser entregue.