O Project Management Canvas é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em um quadro de trabalho. Ele oferece uma maneira visual de representar e gerenciar todos os elementos essenciais de um projeto. A ferramenta foi criada por Jose Finochio Junior, autor do livro Gerenciamento de Projetos sem Burocraacia, e está disponível gratuitamente online.

O Project Management Canvas é composto por nove blocos interconectados: Justificativas, objetivo SMART, benefícios, produto, requisitos, stakeholders externos, equipe, premissas, grupo de entregas, restrições, riscos, linha do tempo e custos. Cada um desses blocos representa um aspecto importante do gerenciamento de um projeto e todos devem ser considerados ao planejar e executar um projeto.

Veja como preencher cada bloco do canvas:

Justificativa

Por que fazer o Projeto e que benefícios ele trará? Nesse bloco deve ficar clara a geração de valor para o projeto, saindo da situação atual, onde não temos o projeto, para situação futura, onde teremos o projeto implementado.

Objetivo SMART

Os objetivos são os resultados que você espera alcançar com o seu projeto. Eles devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART). Além disso, os objetivos devem estar alinhados com os objetivos da empresa como um todo.

Produto

Esse é o produto/serviço resultando da implantação do Projeto. Por exemplo, num projeto de implantação de um Escritório de Projetos, o produto resultante será o próprio Escritório de Projetos.

Requisitos

Os requisitos incluem tudo o que precisa ser feito, a especificação dos produtos e erviços que devem ser gerados para atingir os seus objetivos. Os requisitos devem ser bem definidos e não devem mudar durante o curso do projeto, a menos que haja uma alteração nos objetivos. Deve ser observado também nos requisitos os aspectos da qualidade, que é a medida em que o seu produto atende às expectativas dos clientes.

Stakeholders externos

São as partes interessadas que não fazem parte da equipe do projeto, mas vão interagir e podem impactar de forma positiva ou negativa o projeto. Por exemplo os departamentos que darão apoio e suporte a equipe e clientes e fornecedores do projeto.

Equipe

A equipe é o grupo de pessoas responsáveis pelo projeto. Cada membro da equipe tem um conjunto de habilidades e conhecimentos específicos que podem contribuir para o sucesso do projeto. É importante escolher a equipe certa para o seu projeto e garantir que todos estejam cientes das suas responsabilidades.

Premissas

É todo pressuposto, tudo aquilo que pode acontecer no projeto e o gerente do projeto conta com uma verdade e não o seu domínio. As premissas estão ligadas a leis, normas e legislações que devem ser obedecidas. Estão ligadas também aos fatores da natureza e forças externas que o projeto pode passar. Exemplos de premissas: atender a uma determinada lei, levar em consideração o regime de chuvas do local ou fenômenos que podem acontecer como terremotos.

Restrições

É todo limite imposto ao projeto. São condições impostas ao projeto que o gerente de projeto possui o controle sobre tais. As restrições estão ligadas aos limites de prazo, de orçamento ou até dos processos organizacionais. Um exemplo pode se o limite do orçamento máximo destinado ao projeto ou capacidade de produtiva do time de projetos, limite de horários de trabalho e do emprego de mão de obra.

Grupo de entregas

Os grupos de entrega juntam os requisitos por fases ou etapas, colocando em grupo de entregas os que são da mesma natureza ou da fase do projeto. Pode se por exemplo agrupar todos os documentos burocráticos num grupo de documentação, onde serão entregues todas as licenças e alvarás de um projeto. Um outro exemplo típico pode ser o grupo das aquisições necessárias que deverão ser realizadas ao longo do projeto.

Riscos

Os riscos são eventos que podem impactar de forma positiva ou negativa o seu projeto. Podem potencializar os ganhos ou impedir o seu projeto de atingir os seus objetivos. É importante identificar os riscos potenciais antes que eles aconteçam para que você possa tomar medidas para minimizá-los ou fazer com que aconteçam, caso sejam positivos. Alguns exemplos de riscos comuns em projetos são atrasos no cronograma, problemas com a qualidade do produto, falta de recursos, novas possibilidades de negócios e de ganhos que podem ser geradas.

Linha do tempo

A linha do tempo é uma espécie de plano de ação para o seu projeto. Ele está conectado diretamente com o os grupos de entrega, mostrando quando cada pacote de trabalho deverá ser entregue. Essa linha do tempo, será um macro cronograma, que pode ser usado também para rastrear o progresso do projeto e identificar possíveis atrasos ou problemas.

Custos

Inclui todos os custos associados às entregas do projeto, desde materiais até mão-de-obra. Os custos podem ser associados aqui a cada grupo de entrega ou períodos, seguindo um desembolso de caixa previsto pelo projeto. É importante gerenciar os custos cuidadosamente para evitar gastar mais dinheiro do que o previsto, ou que sobre dinheiro que poderia ser aplicado a outros projetos.

Exemplo:

O PMCanvas como uma ferramenta visual, promove um alinhamento com a equipe acerca dos objetivos do projeto. Dessa forma, é possível engajar a equipe e ouvir os apontamentos de todos sobre os objetivos e como eles serão conquistados, através do preenchimento de cada etapa do mapa.

Pode ser utilizado como iniciação do projeto que logo em seguida deve ter seu conteúdo desdobrados em outras fases do projeto.