Planejar e acompanhar as demandas, sejam elas ações, rotinas ou projetos, pode ser uma necessidade comum nas organizações. Mas, quando não se tem métodos para classificar essas demandas, dificilmente se consegue medir.
No artigo de hoje, vamos falar sobre separação de demandas para que possamos medir a saúde dos projetos. Mas, primeiramente, precisamos definir o que realmente é um projeto.
Aproveite para refletir se as demandas do dia a dia não estão roubando o tempo de seus projetos.
Leia, reflita e compartilhe suas ideias.
Demandas, ações e projetos
Tarefas simples do dia a dia possuem início, meio e fim. Como escovar os dentes, por exemplo. Iniciamos, planejamos como vamos fazer, executamos, monitoramos para ver se tudo está indo bem e finalizamos a escovação.
Percebam que esse exemplo é temporário, mas não seria uma boa prática considerarmos que ele seja um projeto, pela sua simplicidade.
Levando esse pensamento para dentro das organizações, muitas ações acontecem todos os dias, demandando que esforços sejam realizados para encontrar soluções que muitas vezes são projetos, mas em outros momentos poderiam ser tratados como rotina, processo.
O processo está mais ligado à repetição, sem a obrigatoriedade de uma data final, pela sua característica cíclica.
Vejamos então como podemos separar as demandas, para classificá-las de forma adequada e definir qual a melhor prática de gestão para cada uma delas.
Para a explicação desse cenário será utilizado o protocolo de Manchester, que ajuda na classificação de procedimentos hospitalares, de acordo com risco.
Para as emergências não há esperas, pois o risco é muito alto. Nesse caso, o paciente necessita de um atendimento imediato.
As demandas mais urgentes necessitam de um atendimento quase que imediato, mas ainda possui um grau de gravidade abaixo da urgência, podendo ter alguns minutos para análise.
No caso das urgências, o atendimento não pode ser muito demorado, necessitando ser rápido, mas com um tempo maior de espera.
Os casos considerados pouco urgentes podem aguardar um atendimento ou mesmo serem encaminhados para outra unidade.
Aqueles que não forem urgentes podem aguardar um tempo maior ou também podem ser transferidos para outras unidades.
Análise contextual
Esse artigo não tem a intenção de aprofundar nem ser referência para quaisquer classificações relacionadas a procedimentos hospitalares, apenas faz uso da liberdade de comparação para aplicabilidade no universo de Gerenciamento de Projetos.
Trazendo esse conceito para projetos e processos, podemos pensar e agir de maneira análoga para classificar as demandas do dia a dia entre ações imediatas, ações de curto prazo, médio prazo, projetos e melhorias.
Classificação das demandas
Quando uma empresa precisa realizar uma melhoria, planejar uma ação, projetos, ou mesmo alguns trabalhos urgentes para voltar à normalidade, uma classificação pode ajudar a separar o que é rotina, ações, projetos e ajustes em produtos e serviços já existentes.
Vejamos a tabela abaixo com as possíveis classificações:
Quando uma demanda é iniciada ela pode ter maneiras diferentes para serem atendidas e aqui podemos analisar cada uma delas.
A letra D, na coluna 1, simboliza a palavra “Demanda” para que possamos classificar os trabalhos e agir de maneira adequada em cada uma delas.
Como exemplo, as demandas D1 poderiam ser aquelas em que ações precisam ser realizadas imediatamente, pois podem parar a operação de uma empresa.
De acordo com cada cenário, as demandas D2 possuiriam uma característica semelhante às D1, mas podendo ter alguns minutos para um planejamento super rápido, como a restauração de um sistema computacional que está fora e os clientes precisam da informação.
As demandas classificadas como D3 podem ser aquelas que precisam de um plano de ação, com um tempo médio entre duas a quatro semanas, por exemplo, mas que ainda não tenham a necessidade de serem tratadas como projetos.
Para as demandas D4, uma metodologia seria aplicada para gerenciar os projetos, pois se tratam de esforços que irão gerar produtos, serviços ou resultados e precisam de um tratamento projetizado.
Por fim, as demandas D5 se dedicariam a evoluir e melhorar os produtos já existentes, dentro de uma melhoria contínua.
Cada demanda pode ter sua classificação ajustada dentro das organizações, pois métodos adaptativos podem e devem ser adequados a cada cenário.
Uma organização pode classificar projetos como esforços acima de uma quantidade de horas. Exemplo: consideramos projetos demandas acima de oitenta horas. Outras podem classificar em períodos. Exemplo: consideramos projetos esforços acima de quatro semanas.
Agora é projeto
Como o objetivo deste artigo é medirmos projetos, iremos entender como podemos acompanhar, numericamente, o projeto, mas sempre analisando o impacto que as demais demandas podem causar.
Uma vez definido que se trata de um projeto, ações específicas serão realizadas para iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar, dentro de um método que pode ser ajustado de acordo com cada realidade.
Planejar é importante e controlar é preciso, mesmo em projetos ágeis. Cada projeto pode ter um nível de governança, mas é importante saber quais números irão mostrar a saúde dos projetos.
O projeto e seus números
Quantos por cento já estamos? Quanto deveríamos estar? Quais entregas já foram realizadas? Quais faltam realizar? Essas são algumas das perguntas que os números dos projetos precisam responder.
O previsto versus o realizado pode nos dar um horizonte de como o projeto está e quais são as suas tendências. Essas medições darão a visibilidade que o time e a empresa precisam. Mas como medir um projeto?
Imagine que você e seu time estejam em um projeto que possua vinte e oito semanas e a cada semana uma entrega deveria ser realizada. Dentro dessas entregas, algumas atividades precisam ser realizadas e evidências geradas. Caso vocês estejam na oitava semana, alguns indicadores poderiam ser:
- Entregas realizadas divididas pelas entregas previstas.
- Quantidade de horas de dedicação previstas divididas pelas realizadas.
- Quantos por cento o projeto deveria estar e quanto realmente está em relação às entregas e ao cronograma?
Esses números, de forma simples, já iriam auxiliar todos os envolvidos de como está a situação de cada projeto.
Agora, imagine essa quantidade de projetos multiplicados por dez, vinte, cinquenta ou mais. Seria uma medição de todo o portfólio de uma empresa.
A escalabilidade dos indicadores dará à organização uma maior clareza de como estão todos os projetos, pois sejam os adiantamentos ou atrasos, eles serão cumulativos no nível estratégico.
Um projeto que esteja no prazo e dentro do custo previsto não significa obrigatoriamente que sua saúde está bem, pois a quantidade de entregas, por estar abaixo do esperado, poderia não gerar valor ao cliente.
Concorrências de indicadores
Em sua configuração natural, um dia de trabalho possui oito horas. Eis uma pergunta que todos podem fazer e que muitas vezes as respostas não estão prontas: quantas horas do dia estamos em projetos e quantas estamos em ações ou apagando incêndios?
Se uma tarefa delegada a uma pessoa dentro do time leva três dias úteis para ser concluída, espera-se que ela dure vinte e quatro horas. No entanto, várias podem ser as interrupções que essa pessoa pode sofrer pelas demandas que não estão relacionadas ao projeto.
Uma missão difícil, não somente do time, mas de toda a empresa, é saber balancear a distribuição entre as atividades de projetos e a rotina do dia a dia.
Importante iniciar com medições simples, mas que consigam nortear o entendimento de como poderão evoluir com números mais complexos que consigam medir não somente o projeto, mas a capacidade do time.
No artigo, vimos a importância em medir o projeto, mas antes precisamos definir se estamos realmente trabalhando em um esforço projetizado ou não.
Vimos também que iniciar de forma simples as medições pode ser um bom começo, com números que consigam demonstrar a saúde dos projetos.
Por fim, podemos perceber que as concorrências das rotinas podem impactar o andamento dos projetos e que um balanceamento deve ser realizado.
Espero que esse conteúdo tenha sido útil, tanto para sua vida pessoal quanto para a profissional.
Comece de forma simples, mas não deixe de medir a saúde de seus projetos.
Um forte abraço e até a próxima!
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Sócio-diretor na Mundo de Projetos e co-founder na Meliva
Professor de pós-graduação em agilidade e projetos.
