Segundo William Deming: “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. E, nesse sentido de medir e entender os resultados, ao final de um ciclo de entregas de uma Sprint devemos separar um tempo para duas reuniões ou cerimônias muito importantes: a Revisão (review) e a retrospectiva.
No artigo de hoje, vamos falar sobre a estrutura de cada uma dessas cerimônias, apresentando ferramentas e a dinâmica necessária para obter os melhores resultados com os participantes.
Portanto, se você entende que apurar os resultados sobre o que foi planejado e coletar as lições aprendidas através das revisões e retrospectivas é importante, fique conosco para entender como realizar e extrair as lições aprendidas nesses eventos. Tenha uma excelente leitura!
A realização da reunião de Revisão
Após realizado o planejamento da Sprint e concluído o período determinado, os valores gerados, juntamente com as entregas que foram construídas, devem ser revisados pelo Cliente. Nesse momento, o time, juntamente com o Dono do Produto e o Scrum Master, apresenta os itens do backlog que foram finalizados para serem validados.
Esse é um momento ímpar onde o time que se comprometeu nas entregas precisa mostrar de fato um incremento de valor para o cliente. Algo que o cliente pode analisar e validar, mostrando que o time está no caminho certo ou até apontando ajustes que entendem como necessários para a entrega. Assim, a revisão é uma inspeção do resultado que poderá determinar adaptações futuras, sempre levando em consideração a meta para construção do produto/serviço do projeto.
Estruturando a Revisão
Para o bom andamento da reunião de revisão, além das questões práticas como agenda e convites aos participantes, deve-se combinar quem serão os membros do time que irão apresentar as entregas. Essas entregas devem ser preferencialmente partes ou incrementos do projeto funcionando, evitando apresentações. Esses itens são como evidências do incremento concluído pelo time.
Deve ser observado também o conceito de pronto das entregas. Apresente inicialmente as entregas concluídas e, se houver tempo, as entregas parciais que valem a pena e podem ser validadas em partes pelo cliente, mesmo que ainda não finalizadas.
A reunião de Revisão deve ter um Timebox máximo de 4 horas para uma Sprint de 4 semanas ou 1 mês.
A realização da reunião de Retrospectiva
Após realizada a reunião de revisão entre o time e o cliente, deve-se realizar a última cerimônia prevista no Scrum, a reunião de retrospectiva. A retrospectiva é fundamental para o alinhamento interno do time Scrum. É nessa reunião que o time reflete como foram as interações sobre os indivíduos, os processos, ferramentas e o conceito de pronto.
Atenção: não é uma reunião para lavagem de roupa suja, mas um momento em que é necessário aparar possíveis arestas e refletir como o time poderá continuar entregando valor da melhor forma.
Esse momento da retrospectiva é exclusivo do time Scrum e deve ser facilitado pelo Scrum Master. Todos devem fazer suas ponderações necessárias para que as questões levantadas sejam de fato convertidas em aprendizado e nas mudanças necessárias.
A reunião de revisão deve ter um Timebox máximo de 3 horas para uma Sprint de 4 semanas ou 1 mês.
Lições aprendidas nos projetos
As revisões e retrospectivas são fontes muito importantes de aprendizado do time em relação a construção de valor dos projetos. Esse momento é muito rico para evoluir no entendimento das entregas, aprendendo com os erros e acertos cometidos na Sprint entregue pelo Time. Assim, tudo aquilo que deu certo e que deu errado, deve alimentar uma base de informações que posteriormente poderá ser consultada por membros de outros projetos na empresa.
Técnica da Estrela do Mar
Uma dinâmica que pode ser interessante para conduzir a retrospectiva do time é a técnica da estrela do mar. A estrela do mar possui cinco pontas, onde em cada uma delas o time deve realizar a seguinte reflexão, conforme figura abaixo:
- Parar de fazer: o que o time deve parar de fazer a partir dessa Sprint? Quais as práticas ou comportamentos que devemos eliminar?
- Continuar a fazer: o que o time deve continuar fazendo a partir dessa Sprint? O que contribui de forma positiva e significativa que deve ser continuado?
- Fazer menos: o que o time deve fazer menos a partir dessa Sprint? Que tipo de atividade ou ação deve ser diminuída para melhorar a performance do time?
- Fazer mais: o que o time deve fazer mais a partir dessa Sprint? O que deu muito certo e deve ser intensificado na visão do time?
- Começar a fazer: o que o time deve começar a fazer a partir dessa Sprint? Existe algo que sentimos falta ou a necessidade de fazer para o próximo ciclo?
Nesses cinco momentos, os participantes devem, de forma colaborativa, apresentar suas sugestões e discutir os itens anotados, seja num quadro on-line ou off-line, para que essa reflexão se concretize em lições aprendidas e proporcione melhores resultados para os próximos ciclos.
No artigo de hoje, passeamos pelos conceitos e aplicação das reuniões de Revisão e Retrospectiva das Sprints. Entendemos o momento, a forma e a estrutura para conduzi-las, bem como a necessidade dessas cerimônias para os Projetos.
Além disso, vimos o quanto essas reuniões são importantes fontes de lições aprendidas, fazendo que, por meio dessas inspeções, sejam realizadas as adaptações necessárias para o sucesso das Sprints e consequentemente dos Projetos.
Por enquanto ficamos por aqui, um grande abraço e até a próxima!
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Sócio-diretor da Mundo de Projetos e co-fundador da Meliva.
Professor de pós-graduação em agilidade e projetos.
Mestre em inovação corporativa.
Coordenador de MBAs IPOG
