Lições aprendidas são todos os eventos positivos e negativos que acontecem durante todo o projeto. Um grande desafio é registrar esses fatos para que outros projetos possam se beneficiar desses aprendizados.

A gestão do conhecimento pode ser realizada através do registro e recuperação dessas lições que aprendemos durante o projeto.

Passamos por diversos aprendizados e muita vezes não registramos, o que pode acarretar em cometer os mesmos erros novamente e não melhorar os acertos.

Vamos ver neste artigo como registrar, recuperar e fazer a gestão do conhecimento.

Ciclos de aprendizados

Construir, medir e aprender já é um conceito instalado em muitas pessoas e organizações. Esse ciclo, chamado de ciclo do Lean Startup, nos leva a aprender rápido para que possamos mudar o quanto antes e redimensionar caso necessário.

Quando falamos de projetos, que possui uma característica de ser temporário, os aprendizados precisam acontecer em ciclos mais curtos às vezes, a depender da complexidade e natureza do projeto.

Durante esse ciclo finito os acontecimentos positivos e negativos que ocorrem são denominados lições aprendidas.

Esses registros devem ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto, pois caso eles sejam realizados apenas ao final, muitas informações podem se perder ao longo do tempo.

Esse espaço de tempo entre o início e o fim gera muitos aprendizados que serão valiosos para ações futuras, reforçando a necessidade de serem coletados desde as primeiras atividades.

Registo dos conhecimentos

Ter informações de acontecimentos passados pode ser um fator determinante para o sucesso ou fracasso de qualquer ação.

Para que seja possível recuperar esses dados, primeiro é preciso que eles sejam gerados. Parece óbvio, mas é aqui que pode morar o perigo.

Com as entregas a serem realizadas em tempos determinados, muitas vezes o time não dedica um tempo para coletar os aprendizados que são gerados. O olhar, olhar para a meta, o prazo que precisa ser obedecido, a concorrência com tarefas do dia a dia são fatores que podem impactar negativamente esse processo.

Como podemos notar, durante o ciclo de vida de um projeto muitos acontecimentos geram lições aprendidas. Esse aprendizado pode ser utilizado dentro do próprio ciclo para que o time evolua constantemente.

As reuniões de retrospectivas são bom momento para registrar as lições, não sendo o único. Um cuidado a ser tomado com os registros e aprendizados do projeto durante a retrospectiva é o de não focar apenas na melhoria do time, mas também com os acontecimentos do projeto.

Com um exemplo lúdico, vejamos como registrar esses fatos.

Lição aprendida	Descrição	Recomendação
Não devemos atravessar a rua sem olhar para os dois lados	Ao atravessar a rua sem olhar para os lados o carro veio e atropelou a criança	Sempre atravessar na faixa de pedestre e olhar se não está vindo nenhum veículo

Para pessoas adultas parece um fato simples e que não merece registro, mas essa informação pode ser muito valiosa para uma criança que nunca atravessou uma rua.

Esse fato de pensarmos que o fato é irrelevante pode nos levar a cometer o erro de não registrar e impactar negativamente ações futuras. O que pode ser trivial para uma pessoa, pode ser primordial para outra.

Importante envolver todo o time nos registros, pois alguns desses aprendizados ocorrem de forma isolada e podem acabar ficando de fora da base de conhecimento.

Base de conhecimento

Assim como os acontecimentos dentro de um projeto geram lições que ajudam o time a evoluir constantemente, os fatos que acontecem em todos os outros precisam ser condensados, para gerar a base do conhecimento.

A base de conhecimento deve armazenar todos os fatos negativos e positivos de todos os projetos, possibilitando a inserção e recuperação, auxiliando não apenas um time, mas toda uma organização.

A gestão do conhecimento traz inúmeros benefícios, desde o compartilhamento de dados importantes como redução no tempo de aprendizado de novas pessoas que passam a fazer parte do time.

Um projeto que não deixou suas lições aprendidas é um projeto sem memória.

Em um cálculo simples, podemos imaginar uma empresa que possua dez projetos em andamento no mês e cada um deles gerou cinco aprendizados. São cem aprendizados que podem ajudar a não cometer os mesmos erros e aumentas as chances, analisando os acertos ocorridos.

Ainda nessa base de cálculo, se a empresa armazenar os dados mensalmente, ao final do ano serão mil e duzentos aprendizados. Com o passar do tempo a premissa é que os erros diminuam e os acertos aumentem.

Conclusão

Sem aprendizado não é possível evoluir. Por esse e por outros fatos podemos perceber a importância em registrar as lições aprendidas.

Vimos que para se ter uma base de conhecimento é preciso que cada projeto crie seus aprendizados e compartilhe com outros, formando a base de conhecimento.

Esse assunto está diretamente relacionado a ajudar o time a manter e medir o ritmo. https://www.meliva.com.br/agilidade/defina-o-ritmo-e-meca-o-avanco/.

Pessoas vem e vão dentro dos projetos. Manter uma base que permita consultar informações importantes pode ajudar o time a manter o ritmo.

Uma cultura voltada à gestão do conhecimento não acontece da noite para o dia. É preciso inserir esse procedimento aos poucos, gerando dados que são verdadeiramente relevantes e que ajudarão em horizontes futuros.

Essas lições aprendidas, que podem ser positivas ou negativas devem ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto e compilados ao final.

Leia, crie e compartilhe seus conhecimentos.