No artigo de hoje, vamos entender como realizar as reuniões diárias para condução dos projetos, como definir sua estrutura, organizar a participação do time e quais os objetivos que devem ser alcançados por meio dessa ação.

Como diz o provérbio Chinês: “Uma caminhada de mil léguas, sempre começa com o primeiro passo.”; e esse primeiro passo deverá sempre ser seguido de outro e de outro… Assim, a construção dos projetos acontece no dia a dia, com o engajamento da equipe em suas atividades diariamente.  

Se alinhar o dia a dia das suas atividades e do seu time é um desafio para você, e se gostaria de entender melhor como estruturar e realizar as reuniões diárias, você está no lugar certo. 

Esperamos que aproveite a leitura para organizar e ter o máximo de produtividade nas reuniões diárias em seus projetos. Vamos juntos, dia a dia, fique conosco! 

Por que realizar reuniões diárias? 

Em meio a tantos compromissos e reuniões, você pode estar pensando: por que eu devo realizar mais uma reunião? Pois bem, um dos grandes segredos do sucesso de um projeto é a constância das entregas. E, para que possamos garantir ritmo e uma cadência necessária para o projeto, precisamos que o time Scrum esteja sempre alinhado com suas atividades, sincronizando o que cada um está contribuindo para a meta da Sprint. 

Assim, a reunião diária tem um propósito de inspecionar o progresso em direção à meta das Sprints planejadas e, a partir da inspeção, realizar as adaptações necessárias ao backlog das Sprints para que se mantenha o resultado próximo ao trabalho planejado. Dessa forma, não será mais uma reunião no seu dia a dia, mas sim um momento importantíssimo para o encontro e alinhamento do time Scrum. 

A reunião diária possui também o objetivo de melhorar a comunicação e identificar os possíveis impedimentos, promovendo respostas rápidas para o bom andamento das Sprints. Em caso de impedimentos, o Scrum Master deve agir imediatamente, propondo soluções em momentos fora dessa reunião, tratando e resolvendo as questões identificadas. Importante ressaltar que esses impedimentos não devem ser discutidos na reunião, apenas são levantados para que o Scrum Master tome ciência e providencie as ações necessárias. 

A estrutura da reunião diária

Para que a reunião seja objetiva, todos os participantes devem responder às seguintes perguntas: 

• O que foi feito desde a última reunião? (ontem) 
• O que será realizado até a próxima reunião? (hoje) 
• Existe algum impedimento? 

Dessa forma, os participantes devem comentar de forma sucinta os tópicos acima, se concentrando nas atividades da Sprint em execução, sem desviar o foco da meta do time. Outros assuntos que não contribuem com a meta devem ser cortados imediatamente pelo Scrum Master, que é o responsável por mediar e garantir que aconteça da melhor forma esse encontro do time. 

Planejamento da reunião diária

A reunião diária deve seguir o rito conforme apresentado e, para que se internalize como uma prática do time, deve ser agendada no melhor horário e local para o time. Em geral, são reuniões de 15 minutos onde é muito importante a disciplina de iniciar e começar as reuniões no horário, respeitando o Timebox estabelecido. Quando acontecem atrasos dos membros da equipe e esses passam despercebidos, o processo Scrum está correndo sérios riscos e o Scrum Master deve agir prontamente para que a disciplina seja mantida.  

Um dos princípios ágeis diz que a melhor forma de comunicação é uma boa conversa cara a cara, ou seja, quando se tem o aspecto visual fazemos uma conexão com os integrantes e muitas vezes temos uma percepção melhor do desenrolar da conversa. Dessa forma, as reuniões diárias podem ser realizadas de maneira on-line ou até de forma híbrida, com participantes presenciais e outros através da internet. No caso de reuniões com membros on-line, é fortemente recomendado o uso de câmeras para manter o princípio da agilidade e a integração com os demais participantes. 

Quando essa reunião for exclusivamente presencial, ela deve ser feita preferencialmente com os integrantes em pé, em local previamente combinado, de forma que as pessoas não relaxem e mantenham o compromisso do Timebox, fazendo o mais rápido possível o alinhamento necessário e proposto nessa reunião.  

Assim, como o próprio nome diz, essa reunião deve acontecer diariamente, mesmo que aconteça de forma mais rápida do que o previsto, o que pode ocorrer por conta do entrosamento e alinhamento do time. E, para que você e o seu time garantam a efetividade dessa reunião, lembre-se do que não pode acontecer nesse evento: 

• Atrasos para iniciar a reunião 
• Ultrapassar o tempo previsto 
• Realizar conversas paralelas 
• Perder tempo comentando o cotidiano fora do projeto 
• Interromper os participantes quando estão falando 
• Discutir solução de impedimentos levantados (isso é para ser feito em outra reunião de trabalho) 

E, para finalizar, em todas as reuniões e sobretudo nas diárias, lembre-se que a sinceridade deve sempre ser bem acompanhada de uma boa dose de empatia! 

No artigo de hoje, entendemos a estrutura e a importância das reuniões diárias nos projetos. Vimos que para manter a cadência e o alinhamento do time, os encontros diários são extremamente necessários para as Sprints.   

Além disso, entendemos que devemos planejar as reuniões diárias para que sejam efetivas, com agenda, local e formato bem definido.  

Por enquanto ficamos por aqui, um grande abraço e até a próxima!

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