Uma das áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos é chamada de Integração, onde o líder de projeto tem o importante papel de fazer acontecer, ou seja, garantir que tudo o que foi planejado seja executado. O papel do Gerente de Projetos ou do Scrum Máster, dependendo da abordagem e formação de equipe, será de livrar o time de impedimentos para que todos possam colocar sua energia nas entregas durante as Sprints do projeto. 

Diante disso, uma rotina bem planejada para garantir o ritmo e o “andar da carruagem” é o que fará com que os objetivos traçados sejam conquistados. Assim, como numa orquestra, o gerente deverá ser o maestro que ajuda na condução e na manutenção do ritmo do projeto. 

Mantendo o ritmo por tempo indefinido

Entregas rápidas e sucessivas de valor ao longo do projeto. Esse é quase um mantra que destacamos quando o assunto foi a geração das entregas através dos incrementos do Projeto. Pois bem, as cerimônias do Scrum nos ajudam para que o compasso das entregas, os períodos e etapas sejam respeitados. Dessa forma, conseguimos como numa banda, seguir a batida do tambor, alinhando toda a equipe ao ritmo combinado para as atividades. 

É certo que todos os times possuem seu próprio ritmo e sua capacidade de entrega. Essa capacidade deve ser entendida e respeita, pois o ritmo deve ser sustentável. Sustentar o ritmo da equipe de forma indefinida, significa dizer que teremos maiores chances de entender e estabelecer padrões de produtividade.  

Existem times que no ensejo das entregas ou de serem mais produtivos, acabam trabalhando uma quantidade de horas que ao longo de um determinado tempo não é sustentável para a organização e principalmente para a saúde mental das pessoas. Por isso, o importante é estabelecer uma carga adequada com um ritmo poderá ser mantido ao longo de toda a jornada. Então, seja qual for o ritmo das entregas ou da capacidade de produção e horas envolvidas nas atividades, devemos ter um acordo interno com o time para criarmos um ambiente saudável de produção com sustentabilidade.   

Construa rotinas, crie hábitos para entregas

Charles Duhingg em seu livro: O poder do hábito, nos mostra a estrutura e como os hábitos são criados. A dinâmica apresentada é que devemos ter uma deixa, para executar uma rotina e conquistar uma recompensa. Isso nos levará a um hábito de realizar determinada atividade, praticamente sem “pensar”, nos dando uma condição de conseguirmos fazer algo quase que de maneira automática. 

Nas cerimônias dos métodos ágeis, trabalhamos para criar esse loop do hábito, através das reuniões de planejamentos, reuniões diárias, revisões e retrospectivas. Mesmo sem de dar conta do funcionamento do cérebro, os agilitas com suas cerimônias acabam criando rotinas poderosas que se tornam bons hábitos e que por sua vez, serão responsáveis pelas as entregas.  

Na literatura, não existe exatamente um padrão de tempo específico para que uma pessoa ou um time crie um determinado hábito, mas a certeza que se tem, é que seguindo os processos com as deixas (ou gatilhos) para iniciar as rotinas em busca das recompensas, cada cérebro e cada time formará seus hábitos. 

Siga o processo, estabeleça suas rotinas

Importante relembrar que não dissociamos os projetos de processos. Para gestão eficaz de todo projeto é preciso que tenhamos os processos de gestão estabelecidos e desenhados para a execução das atividades e a geração de valor dos negócios. E um processo nada mais é que seguir uma rotina pré-definida com um objetivo muito claro e específico. 

Outra relação interessante que podemos extrair do livro de Charles Durhingg com a agilidade, é da criação hábitos angulares. Os hábitos angulares são a raiz ou a origem para todos os processos que o cercam. É através deles que podemos desenvolver todo um contexto que irá convergir para um resultado esperado. Se uma empresa cria o hábito angular de prosseguir a qualidade de seus produtos e serviços, todo o resto deverá ser devolvido para sustentar esse hábito. Nesse sentido, as pessoas deveram ser treinadas, as ferramentas e processos aprimorados e consequentemente isso melhorará a comunicação, a produtividade e até a lucratividade da empresa. 

Nos métodos ágeis, o nosso hábito angular deverá ser de Entrega de Valor ao cliente! Tudo, tudo deve obrigatoriamente girar em torno da entrega de valor que devemos realizar de forma contínua. Nada do projeto poderá estar dissociado disso, e ao buscar esse objetivo, criando esse hábito angular, naturalmente faremos as adaptações necessárias aos produtos e serviços, validaremos as necessidades dos clientes, respeitaremos a condição de pronto entregando na qualidade combinado e consequentemente iremos performar no projeto da melhor maneira possível.  

Assim, através das rotinas estabelecidas que foram criadas em todos os processos, podemos manter de fato, um ritmo das entregas dos projetos. Monitorar e controlar os projetos sempre passará por uma checagem do que está feito, do que está faltando e da validação daquilo que consideramos como a condição de pronto. O perfeito funcionamento das rotinas que em algum momento se tornarão hábitos das pessoas, levará o projeto para sua melhor relação de tempo versus entrega, ou seja, levará o projeto para o voo de cruzeiro do avião, mantendo a velocidade máxima e sustentável para o time e todas as demais partes interessadas. 

Conclusão 

Se os projetos são feitos pelas pessoas e para as pessoas, os gestores devem primeiramente, entender a capacidade de entrega do seu time. Entendendo a capacidade de entrega do time frente aos desafios dos projetos, é preciso estabelecer um ritmo sustentável que nos levará na melhor condição possível a conquista dos objetivos. 

Devemos dessa forma, devemos transformar as rotinas em hábitos que nos ajudarão a manter o ritmo por tempo indefinido nos projetos, gerando valor a cada entrega realizada. 

Marsal Melo

Sócio-diretor da Mundo de Projetos e co-fundador da Meliva.
Professor de pós-graduação em agilidade e projetos.
Mestre em inovação corporativa.
Coordenador de MBAs IPOG