Se podemos ter uma única certeza num cenário instável e num mundo pós pandemia que vivemos, é que mudanças acontecerão. Nesse sentido, temos que não só estarmos preparados para essas mudanças, mas fazer com elas sejam absorvidas e entendidas pelas pessoas e pelas organizações.

Ao final de um projeto espera-se que haja efetivamente uma mudança e claro, como todo tipo de mudança, mesmo que seja para melhor, irá incomodar muito as pessoas. Isso acontece porque esse processo retira-as de um lugar comum, do seu habitual conforto.

No artigo de hoje vamos falar sobre a mudança organizacional, os critérios e os passos que devemos observar para que seja realizada de maneira eficiente. Além disso, apresentaremos o Canvas da Mudança, uma ferramenta para reflexão e mapeamento das mudanças organizacionais e de projetos.

Assim, se você se interessou por esse tema e gostaria de entender como conduzir o processo de mudança organizacional na sua empresa e como aplicar o Canvas da Mudança em seu time, você está no lugar certo.

Esperamos que você aproveite a leitura e consiga refletir sobre como conduzir as mudanças necessárias em seu time e como aplicar o Canvas da Mudança para apoiá-lo nesse desafio.

Vamos juntos? Continue com a gente!

Um Cenário de Mudanças

Num mundo pandêmico ou pós pandemia, onde os negócios tiveram que ser reinventados, vivemos em constantes desafios onde a palavra de ordem é: Adaptação. Segundo Leon C. Maggison: “Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças.”

Apesar de muitos conhecerem essa frase atribuída a Charles Darwin, aqui já devemos fazer uma primeira mudança, pois foi Maggison que ao ler a Teoria da Evolução das Espécies de Darwin que chegou a essa brilhante conclusão.

O fato é que estamos exatamente num momento assim, em um mundo com cenários emergentes, onde aquilo que até então era uma certeza, hoje não é mais. E dessa forma, para sobrevivermos e para que

nossos negócios prosperem, precisamos aumentar significativamente nossa capacidade de resiliência e de adaptação.

Empresas gigantes antes consideradas inabaláveis deixam de existir, outros líderes de mercado estão vendo seus negócios derreterem, enquanto que surgem aqueles que conseguiram se refazer e se adaptar para continuar existindo. Mas como devemos nos preparar para que essas mudanças possam ser realizadas? Gestão de pessoas é o nosso ponto chave.

A Gestão de Pessoas e o Processo de Mudança

Um dos principais benefícios da gestão da mudança é aumentar a probabilidade de sucesso dos projetos, garantindo que ele alcance seus resultados desejados. Ao final de tudo, um projeto deve mudar o “status quo” de algo e isso significa necessariamente realizar algum tipo de mudança.

Essa mudança causada por um projeto poderá impactar em um novo modelo de negócios, na estrutura organizacional da empresa, nos processos produtivos, em seus canais de atendimento ou até mesmo alteração em seus produtos ou serviços. A questão é que para se realizar algum tipo de mudança, sempre devemos considerar o principal fator, o fator humano.

Nesse sentido, as pessoas mudam e são essas pessoas que mudam os negócios. Por isso, devemos incorporar as pessoas no processo de mudanças para trabalhar as resistências e a aceitação. Gerir a mudança é sobretudo humanizá-la. É pensar os projetos do ponto de vista dos envolvidos, é sobretudo, empatizar. Assim diminuímos as resistências naturais e seus respectivos impactos nos objetivos planejados.

Os passos para criar um Processo de Mudança

Segundo John Kotter, professor da Harvard Business School, existem 8 passos fundamentais para que as mudanças sejam realizadas. Conheça esses 8 passos:

1 – Crie senso de urgência

É preciso despertar a necessidade iminente das mudanças nas pessoas envolvidas da empresa. Para isso é preciso envolver desde a alta cúpula, passando por todos seus colaboradores até chegar em seus clientes e investidores.

2 – Forme alianças poderosas

Se as mudanças incomodam, outro fator fundamental é ter o apoio necessário para implementá-las. Por meio dessas alianças deverá ser feito o trabalho político de negociar as mudanças para obter o respaldo das ações necessárias para que elas aconteçam. É preciso liderar o processo, por isso, escolha as pessoas certas com experiência e influência no ambiente onde atuam para ajudar na condução do processo.

3 – Crie uma visão para a mudança

Como e onde estaremos quando as mudanças necessárias forem realizadas? É preciso estabelecer essa visão de futuro, conectada a estratégia organizacional para que fique bem claro quais são as intenções e porque estamos nos esforçando na criação de uma nova situação ou uma nova condição dentro da empresa.

4 – Invista na comunicação

Segundo estatísticas do PMI.org, mais de 90% dos problemas dos projetos são causados por falhas de comunicação. A mudança naturalmente estará competindo com várias outras questões prioritárias da empresa, e para que sua comunicação não falhe, é fundamental direcionar todos os esforços necessários para que todos entendam e estejam informados ao longo do processo.

Dessa forma, o tempo todo e de forma assertiva, devem ser comunicadas as mudanças que estão sendo e que serão realizadas. Além de preparar as pessoas frente a essas iminentes alterações, evitamos pegá-las de surpresa ou despreparadas.

5 – Empodere toda a base

Quem é que realmente conhece a realidade da empresa e sabe como resolver os problemas? Sim, como você deve ter imaginado, é a base que lida com as questões diárias. Tendo as condições e os estímulos necessários, serão os verdadeiros agentes da mudança na empresa. Portanto certifique-se que barreiras humanas, técnicas e normativas não sejam empecilhos.

6 – Crie metas de curto prazo

Entregas rápidas em ciclos curtos, esse benefício que o comportamento ágil nos traz é extremamente importante no processo de mudança. As pessoas se sentem motivadas ao perceberem os pequenos progressos na medida em que são conquistados e que podem experimentar seus respectivos benefícios.

7 – Não diminua o ritmo

É preciso de foco e um compasso na implementação das mudanças. Por mais motivador que sejam os ganhos das metas de curto prazo, as mudanças efetivas levam um bom tempo para serem internalizadas. Por isso, entregas constantes e com ritmo, aqui mais um comportamento ágil, criarão uma espécie de batida de tambor para orientar e condicionar as entregas necessárias.

8 – Torne a mudança parte da cultura

Para que algo se torne de fato uma cultura na empresa, deve ser internalizado e absorvido pelos colaboradores, no seu jeito de pensar e também em seu comportamento. Pensando na mudança como parte da cultura, esta deve ser encarada como necessária e bem vinda. Quando todos os esforços inerentes à mudança forem encarados com os mais naturais possíveis, eles se integrarão ao jeito de ser, ou DNA das empresas.

O Canvas da Mudança

É preciso preparar um plano para realização da mudança organizacional, por meio dos projetos. Vamos apresentar aqui uma estrutura simples que pode ser um guia para gerenciar e facilitar a mudança que deve ser realizada.

Seguem as etapas que devem ser realizadas:

1 – Situação Atual

Estabeleça o entendimento do que será mudado. Escreve aqui pelo menos 3 motivos para a mudança que será implementada pelo projeto.

2 – Propósito

Defina os pilares estratégicos e o porquê da mudança que será realizada.

3 – Importância

Defina quais serão os ganhos que essa mudança proporcionará, porque ele é importante para organização.

4 – Quem e o Que

Defina quais serão as partes interessadas envolvidas nessa mudança, pessoas, departamentos e processos que podem afetar ou ser afetados pelos resultados.

5 – Suporte às Pessoas

Defina como as partes interessadas serão apoiadas durante o processo de mudança. Importante mapear o que deve ser feito para minimizar o desconforto durante o processo.

6 – Riscos e Resistências

Levante quais são os riscos envolvidos no processo de mudança, os que podem impactar positivamente ou negativamente as pessoas e a empresa. É importante ressaltar que devem ser considerados e avaliados os riscos organizacionais e de projeto já existentes, antes da realização da mudança.

7 – Nosso Plano

Defina como será colocado em prática o plano de mudança, cite as ações, experimentos e ferramentas específicas que serão utilizadas para que isso aconteça.

8 – Medidas de Sucesso e Progresso

Defina como avaliar o sucesso da mudança. Aponte os indicadores que levam para a situação desejada após a realização da mudança.

Aplicado o Canvas da Mudança com as partes interessadas, será possível mapear diversas ações que podem ajudar na condução das mudanças necessárias. Associado esse documento aos 8 passos de Kotter, é possível aumentar significativamente suas chances de sucesso na condução das mudanças.

Lembre-se, antes da velocidade na condução das mudanças, é preciso ter direção!

No artigo de hoje, refletimos sobre a importância da gestão do processo de mudança. Para que seja efetiva e obtenha sucesso, essas mudanças devem ser conduzidas de forma estruturada, pensando em todos os aspectos que as envolvem, sobretudo com olhar centrado nas pessoas.

Conhecemos os 8 passos apresentados por Kotter para estruturar o processo de mudança e Canvas da Mudança que pode ser um forte aliado para construção e gestão do projeto de mudança, para que seja estruturado e tenha o engajamento necessário das partes envolvidas.

Esperamos que o nosso conteúdo provoque mudanças em seu pensamento.

E ficamos por aqui, um grande abraço e até a próxima!

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