Nos últimos anos, o encerramento de projetos tem sido cada vez mais abordado como um processo importante para o sucesso dos projetos. Apesar de ser uma das fases do ciclo de vida do projeto, o encerramento é geralmente deixado de lado em favor das fases de execução e monitoramento. No entanto, o encerramento de projetos é tão importante quanto as outras fases e deve ser tratado com cuidado.

O encerramento de projetos envolve muito mais do que simplesmente encerrar as atividades do projeto. É importante lembrar que o objetivo do encerramento de projetos é garantir que todos os objetivos do projeto sejam alcançados e que todas as partes interessadas estejam satisfeitas com o resultado final. Além disso, o encerramento de projetos também envolve a preparação para o próximo projeto, de modo que os aprendizados deste projeto possam ser aplicados ao próximo.

Existem vários procedimentos que devem ser seguidos para encerrar um projeto de forma correta. Primeiro, é importante realizar uma revisão completa do projeto para identificar os pontos fortes e fracos do projeto. Em seguida, deve-se elaborar um relatório final do projeto, documentando todos os resultados e aprendizados. Por último, é importante realizar uma reunião de encerramento com todas as partes interessadas para discutir o projeto e garantir que todas as expectativas foram atendidas.

Desta forma, o objetivo do encerramento de projetos é garantir que todas as atividades foram concluídas e que os resultados alcançados atendam às necessidades do cliente. Neste momento, também é realizada a entrega do produto do projeto e são elaborados os relatórios finais.

As atividades do encerramento de projetos são:

1. Elaboração do relatório final;

2. Apresentação dos resultados ao cliente e às partes interessadas;

3. Análise dos resultados;

4. Elaboração do plano de ação para a melhoria contínua;

5. Encerramento das atividades 6. Arquivamento dos documentos.

O relatório final é o documento que apresenta os resultados do projeto e deve conter as seguintes informações:

1. Contextualização do projeto;

2. Objetivos do projeto;

3. Metodologia utilizada;

4. Resultados alcançados;

5. Conclusões 6. Recomendações.

A apresentação dos resultados é uma etapa importante do encerramento de projetos, pois é através dela que o cliente e as demais partes interessadas terão conhecimento do sucesso ou fracasso do projeto.

Para garantir a qualidade dos resultados, é importante realizar uma análise criteriosa das entregas. Para isso, deve-se avaliar se os objetivos foram alcançados, se as metas foram cumpridas e se as expectativas do cliente foram atendidas.

Além disso, é importante elaborar um plano de ação para a melhoria contínua, com base nos resultados da análise. Com este plano, será possível identificar e corrigir eventuais falhas no processo e melhorar o desempenho dos projetos futuros.

Portanto, é importante lembrar que o objetivo do encerramento de projetos é garantir que todos os objetivos do projeto sejam alcançados e que todas as partes interessadas estejam satisfeitas com o resultado final. Além disso, o encerramento de projetos também envolve a preparação para o próximo projeto, de modo que os aprendizados deste projeto possam ser aplicados ao próximo.

Marsal Melo

Sócio-diretor da Mundo de Projetos e co-fundador da Meliva.
Professor de pós-graduação em agilidade e projetos.
Mestre em inovação corporativa.
Coordenador de MBAs IPOG