Na engenharia civil, existe uma brincadeira que que não se encerram as obras, simplesmente são abandonadas. Claro que é uma brincadeira, pois por muitas vezes é bem difícil realizar esse encerramento, pois parece que sempre haverá algo por fazer e por completar. Na Engenharia de software sofremos do mesmo mal, parece que o projeto nunca fica pronto e sempre estamos trabalhando em ajustes ou melhorias solicitadas após as entregas para os clientes. Nas demais áreas não é diferente, sempre terá um algo a mais ou um detalhe que o cliente gostaria antes do encerramento.

No ciclo de vida do projeto esse é um momento crítico, onde refletimos tudo o que aprendemos, tudo o que deu certo, o que deu errado e quais as lições tiramos disso tudo. As lições aprendidas geram a base de conhecimento das organizações que embora às vezes deixada de lado por muitas empresas, esse é um ativo intangível valiosíssimo para as empresas.

No artigo de hoje vamos refletir a importância e quais são os procedimentos de encerramento para concluir essa etapa tão importante para nos projetos.

Registro de lições aprendidas e base de conhecimento

Ao contrário de que muitos pensam, registros de lições aprendidas não podem se dar apenas no encerramento dos projetos, mas devem ser registradas continuamente ao longo de todo o projeto. Pois bem, mas no encerramento temos uma tarefa importante que é checar se esses registros de fato foram realizados e se eles estão disponíveis na base de conhecimento para servir aos demais projetos da empresa conforme já vimos aqui https://www.meliva.com.br/agilidade/faca-a-gestao-do-conhecimento-do-projeto/.

A base de conhecimento se torna um ativo intangível que evita que todo o conhecimento tácito que está com as pessoas, se perca e então se torne conhecimento explícito, estruturado e documentado de forma escrita para que possa ser utilizado por outros membros da organização.

Essa base histórica, além de orientar os próximos projetos sobre o que deu certo ou errado, será uma fonte muito rica para estimativas de outros projetos. Através dos registros da execução, pode-se medir a produtividade da equipe que servirá de referência para próximas estimativas em projetos semelhantes.

Processos de encerramento

Os procedimentos de encerramento são realizados para concluir ou encerrar formalmente um projeto uma fase e os contratos. Além de demarcar e ficar claro para todas as partes interessadas os últimos atos, é importantíssimo para encerrar adequadamente os contratos que foram realizados ao longo do projeto para evitar problemas jurídicos e encaminhar a correta contabilização de tudo que fora entregue para se tornar ativos organizacionais.

Além de atualizar toda documentação do projeto e realizar a comunicação do encerramento, deve ser feito o relatório final ou termo de aceite que deverá ser validado pelo cliente garantindo o aceite final com a validação das entregas.

O que devemos ter para realizar um termo de encerramento:

• Ações para atender os critérios de encerramento:
  • Aceitação formal das entregas
  • Encerrar as contas financeiras do projeto
  • Liberação do pessoal e de todos os recursos alocados
• Ações para encerrar os acordos contratuais:
  • Confirmar aceitação formal entre as partes dos contratos
  • Finalizar reivindicações pendentes
  • Atualizar registros jurídicos para consultas futuras
• Ações de aferição de qualidade e encaminhamentos:
  • Auditar os resultados do projeto
  • Gerenciar o compartilhamento ou transferência de conhecimento
  • Coletar sugestões de melhorias
  • Avaliar a satisfação das partes interessadas
  • Transferir os produtos e serviços para nova fase

Com essas ações indicadas acima, teremos a garantia que não se perderão o conhecimento adquirido ao longo do projeto e principalmente, será preparada a próxima etapa com um processo adequado de transição de projeto para a operação.

Encerramento dos projetos nos métodos ágeis

Assim como fazemos as entregas de valor em ciclos curtos na abordagem adaptativa, o encerramento é feito também em ciclos curtos. Logo após cada entrega de valor, que é representada por uma parte de um produto ou serviço, ou um produto ou serviço completos, passamos para as cerimônias de encerramento.

Essas cerimônias de encerramento que utilizamos no framework Scrum, são responsáveis por encerrar cada bloco onde são feitas as entregas de valor. Assim, a Revisão e a Retrospectiva, como já vimos nesse artigo: https://www.meliva.com.br/agilidade/reunioes-de-revisao-e-retrospectiva-da-sprint/ fecham cada Sprint, release ou até mesmo o projeto por completo.

No framework Scrum a Revisão é responsável por fazer a aceitação formal do cliente de parte ou do projeto por completo, enquanto a Retrospectiva avalia os processos internos para ajudar a equipe a evoluir e buscar formas melhores de realizarem as entregas.  

Transição do projeto para o processo

Chegou a hora de acabar de acabar, isso que dizer que na transição estruturada no projeto para o processo, conforme já vimos aqui (https://www.meliva.com.br/agilidade/finalizamos-o-projeto-qual-o-proximo-passo/) precisamos ter em mente o impacto que os projetos causarão nos processos e aqui é o momento que, antes de tudo se finalizar, encaminhamos os procedimentos para próxima etapa.

O encaminhamento para próxima etapa é uma espécie de ponte, uma etapa importante que auxilia o processo de gestão de mudanças, pois nesse momento, ficará claro que serão dos “donos da bola”. Assim, serão determinados os responsáveis de agora em diante, assumindo as tarefas e seus respectivos impactos na operação logo após o encerramento do projeto.

Conclusão

O encerramento dos projetos é um momento crucial para a organização, pois além de formalizar e garantir a conformidade de todas as entregas, deve-se garantir o registro de todo o aprendizado adquirido pelo time ao longo do projeto.

Além de marcar o início de uma nova etapa na empresa, passando os produtos e serviços para operação, deixa-se bem claro as novas responsabilidades para continuidade da entrega de valor na cadeia de processos da empresa.