KPI do inglês Key performance Indicator ou indicador-chave de Desempenho indicam os valores quantitativos que medem os principais processos internos da empresa para o acompanhamento das Estratégias Organizacionais definidas.

Como diz William Deming: “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.” Assim, os KPIs servirão para medir a performance na implementação da Estratégia de acordo com seus objetivos definidos, desdobrados em diretrizes e metas conforme vimos aqui em: (https://www.meliva.com.br/estrategia/as-diferencas-entre-objetivos-diretrizes-e-metas)

Estratégia, OKRs e KPIs 

Nas chamadas Estratégias Adaptativas que também já abordamos por aqui, veja em: (https://www.meliva.com.br/tag/estrategia-adaptativa), depois dos objetivos desdobrados e priorizados, estabelecemos os drivers para medição de valor, que são os OKRs e KPIs. Isso para o acompanhamento da estratégia consolidada.

Utilizamos os OKRs (Objetivo e Resultados Chave) como referências para avanço da estratégia em ciclos curtos de três em três meses e estes por sua vez, são acompanhados pelos diversos KPIs que indicam se os OKRs estão sendo cumpridos, mostrando o desempenho através dos avanços realizados.

Esse mesmo pensamento de entregas em ciclos curtos atrelados aos indicadores, pode ser aplicado na abordagem tradicional onde utilizamos o Balanced Score Card, conectando os indicadores às perspectivas estratégicas que geralmente são: perspectiva do Aprendizado e Crescimento, perspectiva Interna, perspectiva do Cliente e por fim, perspectiva Financeira.

KPIs da Estratégia Organizacional 

Os KPIs ou Indicadores-chave de Desempenho podem ser de várias categorias, podendo indicar a produtividade da empresa, a qualidade de produtos e serviços, a capacidade produtiva da empresa, os avanços do portfólio organizacional e atrelar tudo isso a Estratégia Organizacional da empresa.

Além disso, os KPIs devem mudar de acordo com o momento e necessidade da empresa, fornecendo métricas para avaliar somente o que realmente importa para empresa. Dessa foram, os KPIs podem ser medidos por números ou percentuais que indicaram o avanço através de métricas estabelecidas para cada situação.

Veja um exemplo: quando a empresa estabelece um objetivo Estratégico dentro da perspectiva de Aprendizado Organizacional de Treinar e Capacitar seus líderes, os KPIs podem indicar a quantidade de treinamentos realizados, a qualidade desses treinamentos, o percentual de colaboradores da empresa que tiveram acesso ao conteúdo e etc. Assim, através dos KPIs ficam claros os avanços que podem ser medidos e acompanhados os movimentos que levam para o objetivo determinado.

Como definir KPIs eficazes? 

Os KPIs devem ser, antes de tudo, relevantes para o objetivo estratégico definido, ou seja, representar aquilo que o objetivo estratégico quer dizer. Entenda algumas características de bons KPIs:

• Importância para o Negócio: O KPI deve ser relevante e através dele devemos entender se os objetivos de negócio realmente estão sendo conquistados. Se o indicador estratégico é de crescimento, por exemplo: Crescer a base de clientes em 20%, o KPI deve mostrar a quantidade de novos clientes e contratos que apontam para tal.
• Mensurável: O KPIs estabelecido deve obrigatoriamente ter uma forma de medi-lo, ou seja, saber objetivamente como está avançando através de um número, um percentual ou algo que seja claro e factível. Evite estabelecer critérios subjetivos de medição, pois será difícil entender a performance através deles.
• Relevância: Tome muito cuidado aqui para não estabelecer os chamados indicadores de vaidade, que quer dizer algo distorcido que não mostra a situação real para qual seus planos foram traçados. Por exemplo, se o objetivo é conquistar mais clientes através da disponibilização de conteúdo nas redes sociais, o indicador principal não será o número de curtidas ou comentários, mas o que realmente importa é quantidade de clientes ou contratos que vieram pelo consumo desse material disponibilizado.
• Periodicidade: Os ciclos de OKRs são medidos de 3 em 3 meses, e em cada um desses ciclos, devemos ter medições intermediárias dos KPIs. Assim, para ajudar na tomada de decisão, defina uma periodicidade como diária, semanal ou mensal para saber como está a situação atual relacionada ao algo estabelecido.
•  Apoio na tomada de decisão: Numa gestão que se baseia em dados, os indicadores são utilizados para tomada de decisão. Por isso, a base de dados deve ser utilizada de forma inteligente, para apontar e seguir o melhor caminho possível para a conquista dos objetivos.

Tipos de KPIs  

Para entender melhor como acompanhar o desdobramento dos objetivos estratégicos da empresa, os KPIs podem classificados como primários (estratégicos), secundários (táticos) e terciários (operacionais).

KPIs primários ou estratégicos: são os indicadores de primeiro nível, os principais para atingir os objetivos estratégicos, que indicam de fato o crescimento e faturamento do negócio.

• Principais interessados: C-Levels, diretorias e POs (donos do produto).
• Características: Relação do projeto com o negócio, simplistas e falam por si só e não dependem de uma análise profunda.

KPIs secundários ou táticos: são os indicadores de segundo nível, que representam o desdobramento inicial para atingir os objetivos estratégicos

• Principais interessados: Gestores, supervisores e Scrum Másters (Gerentes de projeto).
• Características: Apoiam os KPIs primários, são técnicos e se combinam para representar os KPIs primários e por fim, dependem de uma análise profunda para sua composição.

KPIs terciários ou operacionais: são os indicadores de terceiro nível, onde acontecem as atividades finais e operacionais para atender as camadas anteriores dos indicadores

• Principais interessados: Especialistas, técnicos e integrantes das equipes ou squads de projetos.
• Características: Medem o ritmo das atividades e tarefas do projeto, são técnicos, simples e não dependem da interação constante.

KPIs e as perspectivas estratégicas 

O conjunto de indicadores estratégicos também conhecidos como scorecad ou painel de bordo utilizados para acompanhar a execução da estratégia, devem indicar aos gestores o cumprimento dos objetivos traçados. Utilizando as perspectivas estratégicas propostas por Kaplan e Norton, que dizem: “O que é medido é conseguido.”, devemos estabelecer então os KPIs para cada uma dessas visões. Veja abaixo alguns tipos de indicadores separados por perspectivas:

Perspectiva Financeira:

• Contas a Pagar
• Contas a Receber
• Endividamento
• Faturamento
• Fluxo de Caixa
• Índice de Liquidez
• Inadimplência
• EBTIDA – Lucro antes dos impostos e taxas
• Nível de investimento

Perspectiva de Clientes:

• Participação de mercado
• Novos clientes
• Retenção de clientes
• Frequência de Vendas
• Quantidade de devoluções
• Satisfação de clientes
• Duração média da relação
• Taxa de aquisição de clientes
• Taxa de rentabilidade

Perspectivas dos Processos internos

• Capacidade produtiva
• Gastos com Processos de Inovação e agilidade
• Percentual de ações corretivas e preventivas
• Percentual de defeitos nos produtos/serviços
• Percentual de processos padronizados
• Percentual de processos automatizados
• Taxa de utilização de mão-de-obra
• Índice de desempenho de prazo dos projetos
• Índice de desempenho de custos dos projetos

Perspectivas da Aprendizagem e Crescimento

• Custo de treinamento por colaborador
• Desenvolvimento de Lideranças
• Gestão do conhecimento
• Horas de treinamento realizados
• Percentual de colaboradores qualificados
• Percentual de competências disponíveis
• Produtividade dos colaboradores
• Rotatividade dos colaboradores
• Número de oportunidades e promoções de colaboradores

Conclusão

Para que a estratégia seja efetiva, é primordial não somente estabelecer os indicadores corretos e adequados, mas também os acompanhar periodicamente a fim de realizar as ações preventivas e corretivas sempre que forem necessárias. Uma visão geral de onde se quer chegar é tudo o que os gestores precisam para balizar e entender como seus esforços estão levando a empresa para o caminho determinado.

Além disso, ter a visão separada por tipo de indicar e de perspectiva estratégica, ajudará na tomada de decisão, que deve ser sempre baseada em dados.